Hat der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer für die Überlassung eines Firmenwagens eine pauschale Nutzungsvergütung oder eine kilometerbezogene Vergütung vereinbart, wird die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nicht gemindert. Andererseits sind die Zahlungen des Arbeitnehmers an seinen Arbeitgeber bei der Umsatzsteuer nicht als umsatzsteuerpflichtiges Entgelt zu behandeln. Ergebnis: Die umsatzsteuerliche Behandlung weicht von der lohnsteuerlichen Behandlung ab.
Allerdings wird es bei der Umsatzsteuer aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn für die umsatzsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage anstelle der Ausgaben von den lohnsteuerrechtlichen Werten (1%-Methode) ausgegangen wird. Die lohnsteuerrechtlichen Werte nach der 1%-Methode sind als Bruttowerte anzusehen, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Diese Berechnung findet auch dann statt, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet. Da Leistungen des Arbeitnehmers dann beim Arbeitgeber als umsatzsteuerfreies Entgelt zu behandeln sind, muss die Buchung entsprechend vorgenommen werden. Die Zahlungen des Arbeitnehmers sind daher als "umsatzsteuerfreie Einnahmen" zu buchen. Die Zahlungen, die umsatzsteuerfrei sind, erhöhen den Gewinn und müssen entsprechend gebucht werden. Dabei kann z. B. das Konto "Sonstige betriebliche Erträge" verwendet werden.
Die Situation sieht jedoch anders aus, wenn der Arbeitnehmer Teile der Kfz-Kosten übernimmt, wie z. B. die Benzinkosten. In diesem Fall wird kein Nutzungsentgelt gezahlt.
Praxis-Beispiel: Der Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 €) überlassen, den der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf. Den geldwerten Vorteil aus der Überlassung des Firmenwagens bewertet der Unternehmer nach der 1%-Methode. Er hat mit seinem Arbeitnehmer vereinbart, dass dieser die Benzinkosten insgesamt aus der eigenen Tasche zahlt. Im laufenden Jahr sind insgesamt 2.400 € Benzinkosten angefallen. Die Berechnung sieht dann wie folgt aus:
Privater Nutzungsanteil nach der 1%-Methode 30.000 € x 1% = 300 € x 12 =
3.600,00 €
vom Arbeitnehmer gezahlte Benzinkosten
2.400,00 €
privater Nutzungsanteil, der als Arbeitslohn zu erfassen ist
1.200,00 €
Die Umsatzsteuer ist aus dem Betrag von 1.200 € mit 19/119 herauszurechnen =
Es gehört zu den Aufgaben der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) zu prüfen, ob eine abhängige Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt (= sogenanntes Statusfeststellungsverfahren).
Praxis-Beispiel: Ein Journalist war als Chefredakteur zunächst mehrere Jahre bei einem Verlag angestellt. Nach einer Vertragsänderung war er nicht mehr als Chefredakteur tätig, sondern nur noch für die Erstellung von redaktionellen Beiträgen zuständig. Die DRV Bund stellte fest, dass es sich bei der Tätigkeit auch nach der Vertragsänderung um eine abhängige Beschäftigung handelt. Dagegen klagten der Journa-list und der Verlag.
Das Hessische Landessozialgericht stufte die Tätigkeit als nicht sozialversicherungspflichtig ein. Die redaktionelle Tätigkeit eines Journalisten ist sowohl im Rahmen einer abhängigen Beschäftigung als auch als Selbstständiger möglich. Es sei auch weit verbreitet, dass redaktionelle Beiträge durch freie Mitarbeiter erbracht würden. Bei der Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status sei die grundrechtlich geschützte Pressefreiheit zu berücksichtigen. Dadurch könne ein grundsätzlicher Bedarf an Beschäftigung in freier Mitarbeit insbesondere bei redaktionell verantwortlichen Mitarbeitenden bestehen. Dazu gehörten Mitarbeitende, „die in nicht unwesentlichem Umfang am Inhalt des redaktionellen Teils der Zeitung gestaltend mitwirken“.
Mit der vertraglichen Änderung sei der Journalist nicht mehr als Chefredakteur tätig gewesen, sondern nur noch für die Erstellung redaktioneller Beiträge für ein sechsmal jährlich erscheinendes Magazin zuständig. Zudem arbeite er überwiegend außerhalb der Redaktionsräume des Verlags. Die Vergütung richte sich auch nicht nach einem festen Stundenlohn, sondern nach einer vereinbarten Pauschale. Reisekosten seien zudem nicht vergütet worden.
Fazit: der Journalist war weitgehend weisungsfrei tätig und nur in dem Umfang in die Betriebsabläufe des Verlags eingegliedert, wie das für die Nutzung der von ihm gelieferten Beiträge für die Zeitschrift zwingend erforderlich war. Darauf ist bei Vertragsgestaltungen zu achten.
Wenn jemand mit einer Erwerbstätigkeit beginnt, ist vorgesehen, dass ihm ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermittelt wird (§ 138 Abs. 1 AO). Die Finanzverwaltung hat nunmehr für kleine Photovoltaikanlagen eine Nichtbeanstandungsregelung getroffen. Es wird darauf verzichtet, die Aufnahme einer Erwerbstätigkeit anzuzeigen, soweit es sich um Unternehmer handelt,
die ausschließlich kleine Photovoltaikanlagen betreiben, die ab dem 1.1.2022 gemäß § 3 Nr. 72 EStG von der Einkommensteuer befreit sind und
die in umsatzsteuerlicher Hinsicht ausschließlich auf den Betrieb einer Photovoltaikanlage ausgerichtet sind, bei denen ab dem 1.1.2023 der Nullsteuersatz und die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) anwendet wird bzw. sich die Tätigkeit auf eine steuerfreie Vermietung und Verpachtung beschränkt.
Aus Gründen des Bürokratieabbaus und der Verwaltungsökonomie gelten diese Regelungen mit sofortiger Wirkung in allen Fällen, in denen eine derartige Erwerbstätigkeit ab dem 1.1.2023 aufgenommen wurde und sich die Tätigkeit auf das Betreiben von begünstigten Photovoltaikanlagen beschränkt.
Aber! In Einzelfällen können die örtlich zuständigen Finanzämter (soweit es im Einzelfall erforderlich erscheint) gesondert zur Übermittlung eines Fragebogens zur steuerlichen Erfassung nach § 138 Absatz 1b AO auffordern.
Die meisten Leasingverträge werden im Zusammenhang mit der Beschaffung von Firmenwagen abgeschlossen. Wenn bei der Beendigung des Leasingvertrags Zahlungen zu leisten sind, muss zumindest für Zwecke der Umsatzsteuer beurteilt werden, welchen Charakter diese Zahlungen haben. Bei den Zahlungen, die zu leisten sind, kann es sich um nicht steuerbaren Schadensersatz, zusätzliches Nutzungsentgelt oder Minderung des Nutzungsentgelts handeln.
Ein Leasingvertrag kann aufgrund vertraglich vereinbarter Kündigungsrechte auch vorzeitig beendet werden, z. B. im Fall eines Totalschadens, des Zahlungsverzugs oder der Insolvenz des Leasingnehmers. Soweit die Leasingverträge für derartige Fälle Zahlungen als Ersatz für künftige Leasingraten vorsehen, handelt es sich um einen echten Schadensersatz. Durch die Kündigung wird die Hauptleistungspflicht des Leasinggebers (= Nutzungsüberlassung des Firmenwagens) beendet. Die Zahlung, die der Leasingnehmer als Ausgleich für künftige Leasingraten erbringen muss, steht nicht mehr im Austauschverhältnis mit einer Leistung des Leasinggebers, sodass kein Leistungsaustausch vorliegt.
Minderwertausgleich wegen Schäden am Leasinggut: Zahlungen sind grundsätzlich nicht umsatzsteuerbar, wenn sie wegen Schäden am Leasingfahrzeug als sogenannter Minderwertausgleich geleistet werden. Zahlt der Leasingnehmer einen Minderwertausgleich für Schäden am Leasingfahrzeug, handelt es sich nicht um ein Entgelt für die Nutzungsüberlassung. Er muss vielmehr aufgrund der vertraglichen Vereinbarungen für den Schaden und seine Folgen einstehen. Es liegt somit keine eigenständige Leistung des Leasinggebers vor, auch wenn dieser die Nutzung des Leasingfahrzeuges über den vertragsgemäßen Gebrauch hinaus geduldet hat. Konsequenz: Es handelt sich nicht um einen Leistungsaustausch, der der Umsatzsteuer unterliegt.
Praxis-Beispiel: Der Unternehmer hat einen Firmenwagen geleast, den er nach Ablauf der vereinbarten Leasingzeit zurückgibt. Die Lackierung des Leasingfahrzeugs weist bei der Rückgabe erhebliche Schäden auf. Wegen der Rückgabe in einem nicht vertragsgemäßen Zustand ergibt sich im Verhältnis zum geplanten Rückgabewert eine Minderung von 1.800 €. Diesen Betrag muss der Unternehmer als Leasingnehmer an den Leasinggeber zahlen. Es handelt sich um echten Schadensersatz, sodass keine Umsatzsteuer/Vorsteuer anfällt.
Ausgleichsansprüche zugunsten des Leasingnehmers: Bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung können sich auch Ausgleichsansprüche zugunsten des Leasingnehmers ergeben, z. B. wenn er zu Beginn der Laufzeit eine Sonderzahlung geleistet hat. Die Ausgleichsansprüche führen zu einer Minderung des Schadensersatzanspruchs. Der Mehrwert des zurückgegebenen Leasinggegenstandes beruht auf der tatsächlichen Nicht-Nutzung durch den Leasingnehmer. Es handelt sich deshalb nicht um eine Minderung des für die Nutzungsüberlassung vereinbarten Entgelts.
Praxis-Beispiel: Nach einer vorzeitigen Beendigung des Leasingvertrags ist der Unternehmer zu einer Zahlung von 1.200 € an den Leasinggeber verpflichtet. Da der Unternehmer bei Beginn der Laufzeit eine Leasing-Sonderzahlung in Höhe von 6.000 € gezahlt hat und nunmehr die Laufzeit verkürzt wird, hat er hieraus einen Erstattungsanspruch von 1.600 € zuzüglich Umsatzsteuer. Die Ausgleichsansprüche führen zu einer Minderung des Schadensersatzanspruchs. Dieser Ausgleichsanspruch zugunsten des Leasingnehmers ist also mit der zusätzlichen Zahlung zu verrechnen, sodass ihm eine Erstattung von (1.600 € + 304 € USt - 1.200 € =) 400 € zusteht.
Die Leasing-Sonderzahlung ist eine Vorauszahlung, durch die die monatliche Leasingrate reduziert wird. Wird der Leasingvertrag vorzeitig beendet, deckt die Sonderzahlung auch einen Zeitraum ab, für den der Vertrag nicht mehr besteht. Die Rückzahlung eines Teils der Sonderzahlung führt somit zu einer Reduzierung der Leasingraten, sodass auch ein Teil der Umsatzsteuer (Vorsteuer) korrigiert werden muss. Wird der Gewinn mit einer Bilanz ermittelt, dann muss die Leasing-Sonderzahlung auf die Laufzeit des Leasingvertrags verteilt werden, sodass für die im jeweiligen Jahr nicht verbrauchten Teile der Leasingrate ein Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden ist. Bei einer vorzeitigen Auflösung des Leasingvertrags muss dann auch der Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst werden.
Leasingverträge legen häufig den Umfang der Nutzung fest, z. B. jährliche Nutzung von 15.000 km. Auf dieser Basis ermittelt der Leasinggeber die Höhe der Leasingrate. Für Abweichungen von der vereinbarten Kilometerleistung sind vertraglich festgelegte Ausgleichszahlungen zu leisten. Die Vereinbarungen über die Vergütung für Mehr- und Minderkilometer sind also darauf ausgerichtet, die Ansprüche aus dem Leasingverhältnis an die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs durch den Leasingnehmer anzupassen.
Konsequenz ist, dass
Zahlungen des Leasingnehmers für Mehrkilometer ein zusätzliches Entgelt und
Zahlungen des Leasinggebers für Minderkilometer eine Entgeltminderung für die Nutzungsüberlassung darstellen.
Das gilt entsprechend auch für Vergütungen zum Ausgleich von Restwertdifferenzen in Leasingverträgen mit Restwertausgleich. Nutzungsentschädigungen wegen verspäteter Rückgabe des Leasingfahrzeugs stellen keinen Schadensersatz dar, sondern sind Entgelt für die Nutzungsüberlassung des Fahrzeugs zwischen vereinbarter und tatsächlicher Rückgabe des Fahrzeugs.
Praxis-Beispiel: Im Leasingvertrag des Unternehmers ist eine Klausel enthalten, wonach eine jährliche Kilometerleistung von 15.000 km vereinbart ist. Für Mehrkilometer ist eine zusätzliche Vergütung zu zahlen. Da der Unternehmer mehr Kilometer als vereinbart gefahren ist, muss er nachträglich 600 € zuzüglich 114 € Umsatzsteuer an den Leasinggeber zahlen. Die Zahlungen des Leasingnehmers für Mehrkilometer stellen ein zusätzliches Entgelt dar.
Ist der Unternehmer weniger Kilometer als vereinbart gefahren, erhält er nachträglich den vereinbarten Betrag pro Minderkilometer zuzüglich Umsatzsteuer vom Leasinggeber erstattet. Die Zahlungen des Leasinggebers für die Minderkilometer stellen eine Entgeltminderung für die Nutzungsüberlassung dar, die entsprechend zu buchen ist.
Der Grundsatz, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung nicht abziehbar sind, gilt nach wie vor. Davon abweichend gilt für Tätigkeiten, die nach dem 31.12.2022 in der häuslichen Wohnung ausgeübt werden, Folgendes:
Steht für die betriebliche und berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können die Aufwendungen sowie die Kosten der Ausstattung pauschal mit einem Betrag von 1.260 € im Wirtschafts- oder Kalenderjahr abgezogen werden. Es handelt sich um eine Jahrespauschale, sodass ein Nachweis der Aufwendungen nicht erforderlich ist. Für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen nicht vorliegen, ermäßigt sich der Betrag von 1.260 € um ein Zwölftel.
Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, können anstelle der Jahrespauschale von 1.260 € die tatsächlichen Aufwendungen abgezogen werden. Hier kommt es nicht darauf an, ob noch ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Homeoffice-Pauschale: Für jeden Kalendertag, an dem die betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird und keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, die außerhalb der häuslichen Wohnung liegt, kann für die gesamte betriebliche und berufliche Betätigung ein Betrag von 6 € (Tagespauschale), höchstens 1.260 € im Wirtschafts- oder Kalenderjahr, abgezogen werden. Fazit: Die Homeoffice-Pauschale kann also auch dann angewendet werden, wenn andere Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer nicht in Betracht kommen.
Vorsteuerabzug: Ist der Unternehmer zum Vorsteueranzug berechtigt, kann er den Vorsteuerabzug auch dann geltend machen, wenn ertragsteuerlich ein Abzug der Aufwendungen nicht möglich oder begrenzt ist. Die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer müssen aber innerhalb der Buchführung einzeln und gesondert ausgewiesen (gebucht) werden. Die Aufzeichnungspflicht ist auch dann erfüllt, wenn die Kosten im Rahmen des Jahresabschlusses aufgeteilt und die anteiligen Betriebsausgaben erst dann gesondert aufgezeichnet werden. Die Zusammensetzung der einzelnen Beträge muss sich aus den Belegen und Zusammenstellungen ergeben. In der Buchführung können die folgenden Konten verwendet werden: „Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil)“ / „Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (nicht abziehbarer Anteil)“ und „abziehbare Vorsteuer“.
