Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte (z. B. PC, Notebooks und Telekommunikationsgeräte) privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist lohnsteuerfrei. Diese Steuerfreiheit umfasst auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme), die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt seinem Arbeitnehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.
Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzen sollte. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich. Steuerlich gibt es zwei unterschiedliche Varianten, die der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren kann:
Lässt der Arbeitgeber die private Telefonnutzung zu, wendet er seinem Arbeitnehmer einen lohnsteuerfreien geldwerten Vorteil zu.
Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, dann sind auch diese steuerfrei.
Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für betriebliche Gespräche vom privaten Telefonanschluss, gibt es wiederum 2 Möglichkeiten, den Erstattungsbetrag zu ermitteln.
1. Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern.
Praxis-Beispiel: Der Arbeitnehmer zahlt für seinen Telefonanschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieblichen und privaten Telefongespräche auf. Danach liegt der Durchschnitt der betrieblichen Gespräche bei 42%. Diesen Prozentsatz legt der nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate zugrunde. Er erstattet seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Monat für Monat 30 € × 42% = 12,60 €. Die Aufzeichnungen über den repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten und alle Telefonrechnungen muss der Arbeitgeber zusammen mit dem Lohnkonto seines Arbeitnehmers aufbewahren.
2. Fallen beim Privatanschluss des Arbeitnehmers erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, darf der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen pauschal bis zu 20% des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.
Praxis-Beispiel: Der Arbeitnehmer führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6,00 € lohnsteuerfrei erstatten.
Alternative: Telefoniert der Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.
Betriebliches Mobiltelefon Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.
Für die Sozialversicherung wird der Wert bestimmter Sachbezüge (Verpflegung und Unterkunft) jährlich festgelegt. Die Anpassung erfolgt dabei in Anlehnung an die Verbraucherpreise. Vergünstigte oder unentgeltliche Mahlzeiten, die Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) als Arbeitsentgelt zu bewerten.
Die monatlichen und kalendertäglichen Werte für freie Unterkunft und/oder Verpflegung ändern sich ab dem 1.1.2025. Der Monatswert im Jahr 2025 für die Verpflegung steigt von 313 € auf 333 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Frühstück erhöht sich von 60 € auf 65 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen beträgt jeweils 124 € (2024: 114 €). Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung sind ab dem 1.1.2025 auch bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden.
Es entfallen
auf ein Frühstück 2,30 € (2024: 2,17 €) und
auf ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 4,40 € (2024: 4,13 €).
Der Tagesgesamtwert für Verpflegung liegt demnach bei 11,10 €.
Der Monatswert für Unterkunft und Miete erhöht sich ab dem 1.1.2025 auf 282 € im Monat. Daraus ergibt sich ein Wert von 9,40 € pro Tag.
Die Sachbezugswerte gelten ab dem ersten Abrechnungsmonat des neuen Jahres. Die Sachbezüge sind in Höhe der neu festgesetzten Werte sowohl steuerpflichtig als auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung.
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen (§ 146a AO). Die betroffenen Systeme werden in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) abschließend aufgeführt. Danach gilt der Grundsatz, dass Kassensysteme seit dem 1.1.2020 entsprechend zu schützen sind. Zusätzlich sind seit dem 1.1.2024 Taxameter und Wegstreckenzähler entsprechend zu schützen. Das BMF weist darauf hin, dass für Taxameter und Wegstreckenzähler nach dem BMF-Schreiben vom 13.10.2023 eine Nichtbeanstandungsgrenze bis zum 31.12.2025 gilt.
Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Unabhängig davon gilt die Belegausgabepflicht grundsätzlich für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden.
Beginn der Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 AO: Durch das BMF-Schreiben vom 6. November 2019 wurde die Mitteilungsverpflichtung über den Einsatz oder die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems (insbesondere Kassensysteme, Taxameter und Wegstreckenzähler) im Sinne des § 146a Absatz 1 AO nach § 146a Absatz 4 AO bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt.
Wichtig! Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird nunmehr über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt. Die Mitteilung für Kassen-(Systeme) im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten.
Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern noch bis zum 31.12.24 eine Inflationsausgleichsprämie gewähren, die bis zur Höhe von 3.000 € steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Es handelt sich dabei um einen steuerlichen Freibetrag. Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Soweit die Inflationsausgleichsprämie bisher nicht ausgeschöpft worden ist, kann dies noch bis zum 31.12.2024 nachgeholt werden.
Entscheidend ist, dass der Betrag dem Arbeitnehmer bis zum 31.12.2024 zugeflossen ist. Das heißt, der Arbeitnehmer muss spätestens am 31.12.2024 über das Geld verfügen können. Es kommt für den Zufluss auf den Buchungstag an, also auf den Zeitpunkt der Gutschrift beim Arbeitnehmer und nicht auf den Wertstellungstag bei der Bank (BFH-Urteil vom 17.8.23, V R 12/22).
Wichtig: Die Inflationsausgleichsprämie sollte frühzeitig überwiesen werden und nicht erst am Silvestertag. Die so genannte Zehn-Tage-Regelung, wonach wiederkehrende Ausgaben noch dem Vorjahr zugeordnet werden können, greift aufgrund des Einmal-Charakters der Inflationsausgleichsprämie nicht (§ 11 Abs. 2 EStG). Es reicht somit nicht aus, wenn die Prämie mit dem Dezember-Gehalt 2024 erst Anfang Januar 2025 ausbezahlt wird.
Die Bescheinigung einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt in der Regel digital. Arbeitgeber rufen dabei AU-Daten bei den Krankenkassen ab. Zum 1. Januar 2025 gibt es Neuerungen bei der eAU.
Diese Weiterentwicklungen werden ab 2025 beim eAU-Verfahren wirksam:
Rückmeldung bei tatsächlicher Krankenhausentlassung
Vorsorge- und Rehazeiten werden in das eAU-Verfahren integriert.
Die Art und Dauer der Abwesenheit bei Arbeitsunfähigkeit wird noch detaillierter übermittelt.
Besondere Fallgestaltungen, wie die teilstationäre Behandlung oder weitergeleitete Informationen einer anderen Krankenkasse, werden dargestellt. Das verringert Rückmeldungen über fehlende AU-Nachweise.
Wenn Unstimmigkeiten zwischen ärztlicher Praxis und Krankenkasse geklärt sind, erhält der Arbeitgeber mittels eines neues Rückmeldegrunds eine Information dazu.
Liegen andere Nachweise für die Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vor, die nicht über das eAU-Verfahren übermittelt werden können, erhält der Arbeitgeber dazu Informationen.
Die 1%-Regelung ist bei der privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, das keine CO2-Emissionen hat (= reine Elektrofahrzeuge, inkl. Brennstoffzellenfahrzeuge) nur mit einem Viertel der Bemessungsgrundlage (= Bruttolistenpreis) anzusetzen. Dies gilt jedoch nur bei Anschaffungen
bis zum 31.12.2023, wenn der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 60.000 € beträgt,
ab dem 1.1.2024, wenn der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 70.000 € beträgt und
geplant für Anschaffungen ab dem 1.7.2024, wenn der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als den Höchstbetrag auf 95.000 € anzuheben.
In den vorgenannten Fällen sind bei der Fahrtenbuchregelung die anteiligen Kosten anzusetzen, wobei die Abschreibung, die Miete oder die Leasingraten nur mit einem Viertel anzusetzen sind. Dies gilt entsprechend auch bei der Überlassung eines betrieblichen Kfz an Arbeitnehmer.
Sonderabschreibung: Zusätzlich soll für die Anschaffung von Elektrofahrzeugen ohne CO2-Emissionen ab dem 1.7.2024 eine Sonderabschreibung eingeführt werden, die wie folgt gestaffelt sein soll:
im Jahr der Anschaffung = im ersten Jahr 40%,
im zweiten Jahr 24%,
im dritten Jahr 14%,
im vierten Jahr 9%,
im fünften Jahr 7% und
im sechsten Jahr 6%.
Diese Sonderabschreibung soll für Neuzulassungen von Elektrofahrzeugen ohne CO2-Emissionen bis Ende 2028 gelten.
