Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen veröffentlicht, die ab dem 1.1.2026 gelten. Die Beträge können der Tabelle entnommen werden, die dem BMF-Schreiben beigefügt ist. Es ändern sich nicht alle Pauschbeträge, sondern nur bei einigen Ländern. Die neuen Beträge, die ab 2026 gelten, sind in der Tabelle fett gedruckt.
Zusätzlich ist Folgendes zu beachten:
Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) insbesondere Folgendes: Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ist jeweils ohne Tätigwerden der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale tagesbezogen vorzunehmen, d.h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.
Praxis-Beispiel: Ein Ingenieur kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Die Übernachtungen - jeweils mit Frühstück - wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt. Für den Dienstag als Rückreisetag von Straßburg gilt eine Pauschale von 36 € und als Anreisetag nach Kopenhagen eine Pauschale von 50 €. Für Dienstag ist daher nur die höhere Verpflegungspauschale von 50 € anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 15 € (20 % der Verpflegungspauschale für Kopenhagen von 75 € für einen vollen Kalendertag) auf 35 € zu kürzen.
Die festgesetzten Beträge für die Philippinen gelten auch für Mikronesien, die Beträge für Trinidad und Tobago gelten auch für die zu dessen Amtsbezirk gehörenden Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname. Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 LStR). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).
Das BMF-Schreiben vom 17. März 2022 zur Unterstützung für Ukraine Geschädigte wird erneut, bis zum 31. Dezember 2026, verlängert. Es handelt ich um folgende Unterstützungen:
Nachweis steuerbegünstigter Zuwendungen: Als Nachweis der Zuwendungen reicht der Bareinzahlungsbeleg, die Buchungsbestätigung, z. B. der Kontoauszug, Lastschrifteinzugsbeleg oder der PC-Ausdruck beim Online-Banking, wenn die Zahlung zur Unterstützung der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten auf ein dafür eingerichtetes Konto einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts, einer inländischen öffentlichen Dienststelle oder eines inländischen amtlich anerkannten Verbandes der freien Wohlfahrtspflege einschließlich seiner Mitgliedsorganisationen eingezahlt wird. Die für den Nachweis jeweils erforderlichen Unterlagen sind vom Zuwendenden auf Verlangen der Finanzbehörde vorzulegen und im Übrigen bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung aufzubewahren.
Spendenaktionen: Einer steuerbegünstigten Körperschaft ist es grundsätzlich nicht erlaubt, Mittel für steuerbegünstigte Zwecke zu verwenden, die sie nach ihrer Satzung nicht fördert. Ruft z. B. eine steuerbegünstigte Körperschaft, die nach ihrer Satzung insbesondere mildtätige Zwecke, verfolgt (z. B. ein Sportverein, Musikverein, Kleingartenverein oder Brauchtumsverein), zu Spenden zur Unterstützung der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten auf, kann sie die Spenden nicht zu Zwecken verwenden, die sie nach ihrer Satzung fördert. Es gilt dann Folgendes: Es ist unschädlich für die Steuerbegünstigung, wenn sie Mittel, die sie in Sonderaktionen für die Unterstützung der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten erhalten hat, ohne entsprechende Änderung ihrer Satzung unmittelbar selbst für den angegebenen Zweck verwendet. Auf den Nachweis der Hilfebedürftigkeit kann verzichtet werden. Es ist ferner unschädlich, wenn die Spenden beispielsweise entweder an eine steuerbegünstigte Körperschaft, die mildtätige Zwecke verfolgt, oder an eine inländische juristische Person des öffentlichen Rechts bzw. eine inländische öffentliche Dienststelle zur Unterstützung der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten weitergeleitet werden. Die steuerbegünstigte Einrichtung, die die Spenden gesammelt hat, muss entsprechende Zuwendungsbestätigungen für Spenden bescheinigen, die sie für Unterstützung der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten erhält und verwendet. Auf die Sonderaktion ist in der Zuwendungsbestätigung hinzuweisen.
Es ist ausnahmsweise auch unschädlich, wenn die begünstigte Körperschaft sonstige bei ihr vorhandenen Mittel, die keiner anderweitigen Bindungswirkung unterliegen, ohne Änderung der Satzung zur unmittelbaren Unterstützung der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten einsetzt. Gleiches gilt für die Überlassung von Personal und von Räumlichkeiten. Auf den Nachweis der Hilfebedürftigkeit kann verzichtet werden.
Vorübergehende Unterbringung von Kriegsflüchtlingen: Zweckbetriebe sind auch Einrichtungen zur Versorgung, Verpflegung und Betreuung von Flüchtlingen. Finden auf Leistungen dieser Einrichtungen besondere steuerliche Vorschriften Anwendung (z. B. Umsatzsteuerbefreiung oder Umsatzsteuerermäßigung), werden sie auch auf die Leistungen im Zusammenhang mit der vorübergehenden Unterbringung von Kriegsflüchtlingen aus der Ukraine angewendet. Stellen steuerbegünstigte Körperschaften entgeltlich Personal, Räumlichkeiten, Sachmittel oder andere Leistungen in Bereichen zur Verfügung, die für die Bewältigung der Auswirkungen und Folgen des Krieges in der Ukraine notwendig sind, wird es nicht beanstandet, wenn diese Betätigungen sowohl ertragsteuerlich als auch umsatzsteuerlich dem Zweckbetrieb zugeordnet werden.
Vorübergehende Unterbringung: Die entgeltliche vorübergehende Unterbringung ist ohne Prüfung, ob ein Betrieb gewerblicher Art einer juristischen Person des öffentlichen Rechts vorliegt, dem hoheitlichen Bereich zuzuordnen. Bei Unterbringung in Einrichtungen eines Betriebs gewerblicher Art richtet sich die steuerliche Behandlung grundsätzlich nach den allgemeinen steuerlichen Vorschriften. Die vorübergehende Nutzung zugunsten der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten führt aus Billigkeitsgründen nicht zu einer gewinnwirksamen Überführung ins Hoheitsvermögen und somit nicht zur Aufgabe des Betriebs gewerblicher Art. Für die Zeitspanne bis zur (Wieder-) Nutzung der Unterbringungsmöglichkeit zu ihrem ursprünglichen Zweck (z. B. als Sporthalle) ist das Einkommen des Betriebs gewerblicher Art aber insoweit mit Null anzusetzen.
Umsatzsteuer: Stellen steuerbegünstigte Körperschaften entgeltlich Personal, Räumlichkeiten, Sachmittel oder andere Leistungen zur Verfügung, die für die Bewältigung der Auswirkungen und Folgen des Krieges in der Ukraine notwendig sind, können diese Betätigungen sowohl ertragsteuerlich als auch umsatzsteuerlich dem Zweckbetrieb zugeordnet werden.
Der BFH hatte am 28.7.2021 (IX R 25/19) entschieden, dass Gebäude entgegen § 7 EStG über eine kürzere tatsächliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden können. Dabei können sich Steuerpflichtige zur Geltendmachung der kürzeren Nutzungsdauer jeder Darlegungsmethode bedienen, die im Einzelfall als erforderlicher Nachweis geeignet erscheint, soweit daraus Rückschlüsse auf die maßgeblichen Faktoren (z. B. technischer Verschleiß, wirtschaftliche Entwertung, rechtliche Nutzungsbeschränkungen) möglich sind.
Die Finanzverwaltung hatte darauf mit einem Schreiben vom 22.2.2023 zu den Grundsätzen der Rechtsprechung Stellung bezogen und das oben erwähnte BFH-Urteil mit einem Nichtanwendungserlass belegt. In der Verwaltungsanweisung hatte das BMF u.a. ausgeführt, dass der Nachweis einer kürzeren tatsächlichen Nutzungsdauer im Sinne des § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG durch Vorlage eines Gutachtens eines öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen für die Bewertung von bebauten und unbebauten Grundstücken oder von Personen, die von einer nach DIN EN ISO/IEC 17024 akkreditierten Stelle als Sachverständige oder Gutachter für die Wertermittlung von Grundstücken nach entsprechender Norm zertifiziert worden sind, zu erbringen ist.
Das BMF hat dieses restriktive Schreiben zur Abschreibung von Gebäuden nach der kürzeren tatsächlichen Nutzungsdauer nunmehr aufgehoben.
Fazit: Dadurch, dass die Finanzverwaltung ihr Schreiben vom 22.2.2023 aufgehoben hat, erklärt sie die Grundsätze des BFH-Urteils vom 28.7.2021 (IX R 25/19) für allgemein anwendbar. Konsequenz ist, dass man sich jeder geeigneten Darlegungsmethode bedienen kann um eine kürzere tatsächliche Nutzungsdauer des Gebäudes nachzuweisen.
Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug, dann sollte der Arbeitgeber alle Kosten, also auch die laufenden Kosten für das Fahrzeug übernehmen. Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die laufenden Kosten für den Firmenwagen, die dieser vorweg bezahlt hat, handelt es sich um die Erstattung von Auslagen, die lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Der Arbeitgeber bucht die Aufwendungen auf das Konto "laufende Kfz-Betriebskosten".
Verwendet der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw kann er die tatsächlichen Kosten für seinen Pkw ermitteln und bei der Kilometerabrechnung zu Grunde legen. Das setzt voraus, dass er die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt und die beruflichen Fahrten sowie die Jahresfahrleistung aufzeichnet. Ein Fahrtenbuch ist somit nicht zwingend erforderlich. Ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten darf der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, der bei Dienst- und Geschäftsfahrten sein eigenes Fahrzeug benutzt, für jeden gefahrenen Kilometer 0,30 € pauschal erstatten.
Praxis-Beispiel: Der Arbeitgeber hat mit seinem Arbeitnehmer vereinbart, dass er die Kfz-Kosten, die ihm bei Auswärtstätigkeiten entstehen, mit den tatsächlichen Kosten abrechnen darf. Nach der Zusammenstellung der Aufwendungen betragen die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers insgesamt 9.310 €. Bei einer Jahresfahrleistung von 16.322 km errechnet sich hieraus ein individueller Km-Satz von 9.310 € : 16.322 = 0,57 €. Der Arbeitnehmer legt im Jahr insgesamt 5.312 km anlässlich verschiedener Auswärtstätigkeiten zurück, die der Arbeitgeber bisher mit der Pauschale von 0,30 € erstattet hat. Der Arbeitgeber nimmt die Unterlagen seines Arbeitnehmers zum Lohnkonto (das ist zwingend erforderlich) und kann ihm zusätzlich folgenden Betrag erstatten:
Die folgenden Steuertermine bzw. Abgabefristen sind im kommenden Monat zu beachten.
Für den Monat November 2025:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
Abgabe mit Dauerfristverlängerung
10.12.2025 12.01.2026
Zusammenfassende Meldung
29.12.2025
Sozialversicherung
26.11.2025
Lohnsteuer-Anmeldung
10.12.2025
Für den Monat Dezember 2025:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
Abgabe mit Dauerfristverlängerung
12.01.2026 10.02.2026
Zusammenfassende Meldung
26.01.2026
Sozialversicherung
29.12.2025
Lohnsteuer-Anmeldung
12.01.2026
Einkommensteuer-Vorauszahlung Q4 2025
10.12.2025
Hinweis: Die Abgabetermine entsprechen den Zahlungsterminen.
Die Zahlung ist fristgerecht, wenn
bei einer Überweisung der Betrag spätestens am Abgabetermin auf dem Konto des Finanzamts eingegangen ist (keine Säumniszuschläge bei Überweisung, wenn der Betrag innerhalb von 3 Tagen nach dem Termin auf dem Konto des Finanzamts eingeht = Zahlungsschonfrist; Zahlung innerhalb der Schonfrist ist dennoch eine unpünktliche Zahlung),
bei Zahlung mit Scheck gilt die Zahlung erst 3 Tage nach Scheckeinreichung als bewirkt, auch wenn der Betrag früher beim Finanzamt gutgeschrieben wird,
dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde; die Zahlung gilt immer als pünktlich, auch wenn das Finanzamt später abbucht.
Hinweis: Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss nicht jährlich wiederholt werden, da die Dauerfristverlängerung solange gilt, bis der Unternehmer seinen Antrag zurücknimmt oder das Finanzamt die Fristverlängerung widerruft. Die 1/11 -Sondervorauszahlung muss dagegen von den Unternehmern, die ihre Voranmeldungen monatlich zu übermitteln haben, für jedes Kalenderjahr, für das die Dauerfristverlängerung gilt, bis zum 10. Februar berechnet, angemeldet und entrichtet werden.
Bei Unternehmern, die ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, ist die an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgabe zu erfassen. Der Zu- oder Abfluss darf nur dann abweichend vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt erfasst werden, wenn es sich um Einnahmen oder Ausgaben handelt, die innerhalb einer kurzen Zeit (= 10 Tage) vor oder nach Ablauf des Jahres zu- oder abfließen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Es kann sich also nur um Zahlungen handeln, die zwischen dem 22.12. und dem 10.1. des Folgejahres liegen.
Damit abweichend geleistete Zahlungen im Jahr ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit abgezogen werden dürfen, müssen sie innerhalb des 10-Tages-Zeitraums fällig und geleistet worden sein. Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Bei Umsatzsteuervorauszahlungen und -erstattungen handelt es sich grundsätzlich um regelmäßig wiederkehrende Ausgaben bzw. Einnahmen, sodass auch hier die 10-Tage-Regelung gilt, also auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldung für das IV. Quartal, die bis zum 10. Januar des Folgejahres abzugeben ist. Dies betrifft also nur die Voranmeldungen, für die keine Dauerfristverlängerung gewährt wurde.
Praxis-Beispiel (Verlängerung der Abgabefrist/Fälligkeit): Ein Unternehmer (Einnahmen-Überschuss-Rechner) macht seine Umsatzsteuervorauszahlung für Dezember 2025 , die er rechtzeitig in 2026 leistet, als Betriebsausgabe des Jahres 2025 geltend. Die Umsatzsteuervorauszahlung für Dezember ist in 2025 steuerlich abziehbar, auch wenn sich die Frist auf den 12.01.2026 verschiebt, weil der 10.1.2026 auf einen Samstag fällt (vgl. BFH-Urteil vom 27.6.2018, X R 44/16). Dennoch muss die Zahlung grundsätzlich bis zum 10.01.2026 geleistet worden sein. Auch die Umsatzsteuervorauszahlung innerhalb des 10-Tages-Zeitraums fällig sein muss, ist diese Voraussetzung hier erfüllt. Denn bei der Ermittlung der Fälligkeit ist laut BFH allein auf die gesetzliche Abgabefrist abzustellen, nicht aber auf eine mögliche Verlängerung der Frist gemäß § 108 Abs. 3 AO.
Bei einer Dauerfristverlängerung liegt die Abgabefrist, z. B. für den Monat Dezember 2025 außerhalb des 10-Tage-Zeitraums. Unternehmer, die ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben, müssen die Voranmeldung für den Monat Dezember bis zum 10.1.2026 abgeben; bei einer Dauerfristverlängerung ist die Voranmeldung für den Monat November bis zum 10.1.2026 abzugeben.
Besonderheit bei dem Finanzamt erteilter Einzugsermächtigung Erteilt der Unternehmer dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, hat er keinen Einfluss darauf, wann das Finanzamt die "Umsatzsteuerzahllast" von seinem Konto abbucht. Darauf kommt es auch nicht an. Entscheidend ist vielmehr, dass das Finanzamt berechtigt ist, bis zum 10. Januar abzubuchen. Bei einer Ermächtigung zum Lastschrifteinzug wird deshalb unterstellt, dass die Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Fälligkeit abgeflossen ist. Voraussetzung ist, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung fristgerecht abgegeben wurde und das betroffene Konto im Fälligkeitszeitpunkt eine hinreichende Deckung aufweist. Es spielt dann keine Rolle, wenn das Konto durch das Finanzamt tatsächlich erst später in Anspruch genommen wurde oder die Möglichkeit besteht, den Lastschrifteinzug im Anschluss an die Abbuchung zu widerrufen.
