Betriebsprüfer des Finanzamts suchen immer wieder nach Gründen, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung eines Unternehmens verneinen zu können. Ziel ist es, die Einnahmen zu schätzen bzw. um einen geschätzten Betrag zu erhöhen. Häufig verlangt der Betriebsprüfer die Vorlage von Unterlagen, die nach seiner Auffassung als "sonstige Unterlagen" für die Besteuerung von Bedeutung sind. Aber nicht alle Unterlagen, die Betriebsprüfer verlangen sind tatsächlich aufbewahrungspflichtig.
Die Aufbewahrungspflicht für sonstige Unterlagen ist nicht so auszulegen, dass sämtliche Unterlagen aufzubewahren sind, die irgendwie mit der Besteuerung im Zusammenhang stehen. Aus dem Gesetzestext ergibt sich keine eigenständige Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen. Die Aufbewahrungspflicht von sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen ist nur ergänzend zu den bestehenden Regelungen zu sehen. Aufzubewahren sind somit die Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.
Zu den steuerlich relevanten Vorgängen, die aufbewahrungspflichtig sind, gehören regelmäßig
Auftrags- und Bestellunterlagen
Aus- und Einfuhrunterlagen
Bewertungsunterlagen
Preisverzeichnisse
Speise- und Getränkekarten, soweit sie zum Verständnis und zur Überprüfung der vorgeschriebenen Aufzeichnung zur Trennung der Umsätze nach Steuerarten im Einzelfall von Bedeutung sind.
Aufbewahrungspflichtig sind z. B. auch Kassenaufzeichnungen, Statistikstreifen bei Automatenaufstellern, Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Schichtzettel bei Taxiunternehmen und Internet-Protokoll-Adressen (IP-Adressen) bei Internet-Unternehmen.
Durch die Abhängigkeit der Aufbewahrungspflicht von einer im Gesetz angeordneten Aufzeichnungspflicht wird der Umfang der aufzubewahrenden Unterlagen sachgemäß begrenzt. So hat z. B. das Finanzgerichts Rheinland-Pfalz bei einem Friseursalon entscheiden, dass Terminbücher, in die vorab vereinbarte Termine der Kunden eingetragen wurden, nicht aufbewahrungspflichtig sind. Somit wird durch die Nichtvorlage der Terminbücher die Mitwirkungspflicht nicht verletzt.
Seit dem 1.1.2009 können bei der Ermittlung der Einkünfte aus Kapitalvermögen keine Werbungskosten und somit auch keine Zinsaufwendungen mehr abgezogen werden. Ein (nachträglicher) Abzug der Zinsaufwendungen ist auch dann nicht mehr möglich, wenn das Darlehen vor dem 1.1.2009 aufgenommen worden ist. Mit der Einführung der Abgeltungsteuer in Höhe von 25% der Kapitalerträge hat der Gesetzgeber den Werbungskostenabzug eingeschränkt. Abziehbar ist seit dem 1.1.2009 nur noch der Sparer-Pauschbetrag von 801 € für Ledige und 1.602 € für Verheiratete. Die tatsächlichen Werbungskosten spielen keine Rolle mehr.
In dem Fall, den der BFH aktuell entschieden hat, ging es darum, ob diese Beschränkung auch für Zinskosten gilt, die für ein vor 01.01.2009 aufgenommenes Darlehen zu zahlen sind.
Praxis-Beispiel: Der Kläger hielt seit 1999 eine Beteiligung von 15% an einer GmbH. Im Jahr 2001 verkaufte er seine Geschäftsanteile für 1 DM, wobei er der GmbH im Verkaufsvertrag eine bestimmte Eigenkapitalausstattung garantiert hatte. Dafür musste der Kläger dem Käufer einen Ausgleichsbetrag zahlen. Aus diesem Grund verzichtete er auf die Rückzahlung eines Gesellschafterdarlehens, das er bei einer Bank aufgenommen hatte, und finanzierte über ein weiteres Bankdarlehen eine Sonderzahlung. Das Finanzamt erkannte die Finanzierungskosten für die Jahre 2005 bis 2008 als nachträgliche Werbungskosten bei den Einkünften aus Kapitalvermögen an. Für die Jahre ab 2009 erkannte das Finanzamt den Abzug als Werbungskosten nicht an.
Der BFH vertritt die Auffassung, dass das seit 2009 geltende Abzugsverbot greift, auch wenn die Veräußerung der Beteiligung bereits in Vorjahren stattgefunden hat und damit mit den Kapitalerträgen der Vorjahre verbunden sei. Die Gesetzeslage ist lt. BFH eindeutig. Das Abzugsverbot gilt auch für den Fall, dass nach 2009 keine Erträge mehr fließen.
Wichtig! Der BFH hat bestätigt, dass die pauschale Berücksichtigung von Werbungskosten bei Kapitalanlagen im Rahmen der gesetzlichen Typisierungsbefugnis zu akzeptieren ist. Ein nachträglicher Abzug von Finanzierungskosten, die nach dem 1.12009 für Jahre davor geltend gemacht werden, ist grundsätzlich nicht möglich.
Wer ein Gebäude herstellt oder erwirbt, das er nach einer kurzfristigen Vermietung selber bewohnen will, wird in der Regel keine Überschüsse erzielen. Das Finanzamt geht von Liebhaberei aus, wenn während einer nur kurzfristigen Fremdvermietung lediglich Verluste (= Werbungskostenüberschüsse) erzielt werden. Das heißt, es können keine Verluste aus Vermietung und Verpachtung geltend gemacht werden können.
Ist von vornherein nach einer kurzen Vermietungsphase die Eigennutzung geplant, dann spricht dies gegen die Absicht, auf Dauer Einkünfte erzielen zu wollen. Konsequenz ist, dass das Finanzamt bei befristeten Mietverträgen unterstellt, dass eine langfristige Vermietungsabsicht nicht vorliegt. Das Finanzamt geht dann von Liebhaberei aus, sodass ein Werbungskostenüberschuss (= Verlust) steuerlich nicht anerkannt wird. Es ist also immer dann problematisch, wenn mit der befristeten Vermietung keine Überschüsse erwirtschaftet werden und im Anschluss an die Vermietung Familienangehörige unentgeltlich einziehen oder gar der Eigentümer selbst.
Hinweis: Es muss mit Steuernachzahlungen zuzüglich Zinsen rechnen, wenn das Finanzamt erst nach einigen Jahren feststellt, dass von Anfang an eine Selbstnutzung geplant war und deshalb den Verlustabzug rückwirkend versagt. Es sollte daher unbedingt geprüft werden, ob die Gewinnschwelle schon erreicht wurde. Ist das nicht der Fall, sollte man die Vermietungsphase verlängern, bevor man selbst einzieht oder Angehörige mehr oder weniger zum Nulltarif wohnen lässt.
Aufwendungen für Kinderbetreuungskosten müssen durch eine Rechnung nachgewiesen werden. Außerdem muss die Zahlung auf das Konto der Betreuungsperson bzw. der Betreuungseinrichtung erfolgen. Das heißt, Barzahlungen sind schädlich.
Die Rechnung über Kinderbetreuungskosten ist nur auf Verlangen des Finanzamts vorzulegen. Bei der Rechnung muss es sich nicht um eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes handeln. Ein Vertrag (z. B. ein Au-pair-Vertrag oder der Vertrag über einen Minijob), ein Gebührenbescheid (z. B. für den Besuch eines Kindergartens), oder eine Quittung (z. B. über Nebenleistungen) reichen aus.
Die Zahlung muss unbar erfolgen, z. B. durch Einzelüberweisung, Dauerauftrag oder Einzugsermächtigung. Barzahlungen oder Zahlungen durch einen Barscheck sind schädlich. Das gilt auch bei Zahlungen im Rahmen eines Minijobs.
Wichtig! Auch wenn feststeht, dass die Betreuungsperson bezahlt worden ist, z. B. weil ein Vertrag über einen Minijob mit Anmeldung bei der Minijobzentrale abgeschlossen wurde, muss die Zahlung unbar auf dem Konto des Empfängers erfolgen. Das entspricht der gesetzlichen Regelung. Die Zahlung sollte also unbedingt unbar zugunsten des Kontos des Empfängers geleistet werden.
Nicht nur Verheiratete, sondern auch Ledige erfüllen die Voraussetzungen für eine doppelte Haushaltsführung, wenn sie eine eigene Hauptwohnung am Wohnort haben und eine Zweitwohnung am Tätigkeitsort, von der aus sie ihrer Tätigkeit nachgehen. Berufstätige Erwachsene, die zusammen mit ihren Eltern oder einem Elternteil in einem gemeinsamen Haushalt wohnen, können Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung als Werbungskosten/Betriebsausgaben auch dann geltend machen, wenn der Erst- oder Haupthaushalt gemeinsam mit den Eltern oder einem Elternteil geführt wird.
Es kommt entscheidend darauf an, dass der Arbeitnehmer am Wohnort einen eigenen Hausstand unterhält. Das ist auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer wirtschaftlich eigenständig ist und die gemeinsame Haushaltsführung mit den Eltern oder einem Elternteil wesentlich mitbestimmt. Fazit: Er kann im elterlichen Haushalt einen „eigenen Hausstand“ unterhalten, der die Voraussetzungen für eine steuerliche doppelte Haushaltsführung erfüllt. Seit dem 1.1.2014 liegt ein eigener Hausstand nur vor, wenn der Arbeitnehmer eine Wohnung innehat und sich an den Kosten der Lebensführung beteiligt.
Hinweis: Das Urteil des BFH gilt nur teilweise für die neue Rechtslage ab 2014. Ein erwachsenes und wirtschaftlich eigenständiges Kind muss eine abgeschlossene Wohnung (im bewertungsrechtlichen Sinne) innehaben. Ein gemeinsamer Haushalt mit den Eltern oder einem Elternteil reicht ab 2014 nicht mehr aus. Des Weiteren ist es sinnvoll, wenn anhand von regelmäßigen Überweisungen bzw. Abbuchungen nachgewiesen werden kann, dass sich der Arbeitnehmer an den Kosten der Lebensführung beteiligt. Damit können Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt vermieden werden.
Aufwendungen für eine Immobilie, die keine Herstellungskosten sind, können steuerlich sofort als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden. Was Herstellungskosten sind, ergibt sich aus § 255 Abs. 2 Satz 1 HGB nicht nur für das Handelsrecht, sondern auch für das Steuerrecht. Danach sind Aufwendungen als Herstellungskosten zu erfassen, wenn die Aufwendungen dazu dienen, ein Gebäude
herzustellen,
zu erweitern (eine geringfügige Vergrößerung der Wohn- bzw. Nutzfläche reicht bereits aus) oder
gegenüber seinem ursprünglichen Zustand wesentlich zu verbessern.
Nach der BFH-Rechtsprechung ist auch dann von Herstellungskosten auszugehen, wenn das Wesen einer Immobilie verändert wird, z. B. beim Umbau einer Wohnung in ein Büro. Eine grundlegende Sanierung reicht dafür jedoch noch nicht aus. Keine Gebäudeerweiterung ist die Anschaffung von selbstständigen Betriebsvorrichtungen (z. B. Photovoltaikanlagen). Betriebsvorrichtungen sind eigenständige Wirtschaftsgüter.
Von einer wesentlichen Verbesserung gegenüber seinem ursprünglichen Zustand ist nach einer Stellungnahme des Deutschen Steuerberaterverbands auszugehen, wenn eine wesentliche Verlängerung der Nutzungsdauer oder eine qualitative Verbesserung des Gebäudes erreicht wird. Von einer wesentlichen Verbesserung des Standards ist auszugehen, wenn die theoretisch zu erzielende Miete durch Baumaßnahmen wesentlich gesteigert werden kann. Eine wesentliche Verbesserung des Standards liegt vor, wenn von den zentralen Baumaßnahmen
Heizung,
Sanitär,
Elektroinstallation/Informationstechnik,
Fenster und Wärmedämmung
mindestens 3 ausgeführt werden. Neu ist in diesem Zusammenhang, dass bei der Beurteilung des Gebäudestandards die Informationstechnik einbezogen worden ist.
Hinweis: Bei zeitgemäßen substanzerhaltenden Erneuerungen handelt es sich um sofort abziehbare Erhaltungsaufwendungen. Es muss allerdings unbedingt darauf geachtet werden, dass die zentralen Baumaßnahmen in größeren zeitlichen Abständen nach und nach durchgeführt werden.
