Durch die Corona-Pandemie hat die Arbeit im Homeoffice stark zugenommen. Somit stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Arbeitgeber Aufwendungen übernehmen kann, die seinem Arbeitnehmer entstanden sind. Für die Übernahme von Telefonkosten gilt Folgendes:
1. Arbeitnehmer nutzt seinen Privatanschluss
Nutzt der Arbeitnehmer seinen Privatanschluss für berufliche Telefonate, darf der Arbeitgeber ihm die beruflich veranlassten Telekommunikationsaufwendungen steuerfrei erstatten. Da die Abgrenzung schwierig ist, kann der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.
Praxis-Beispiel: Der Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice und führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6 € lohnsteuerfrei erstatten. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht erstatten sollte, so kann der Arbeitnehmer seine Kosten in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
2. Der Arbeitnehmer nutzt ein Telefon/Handy des Arbeitgebers
Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss auch für private Gespräche steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Voraussetzung ist, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen worden ist. Das Unternehmen zieht alle Kosten als Betriebsausgaben ab. Beim Arbeitnehmer ist kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, weil seine Privatgespräche steuerfrei sind. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.
3. Nutzung von PC`s und anderen Datenverarbeitungsgeräten Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt für alle Datenverarbeitungsgeräte, wie z. B. Smartphones und Tablets.
Steuerfrei ist auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme), die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle mehr, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.
Fazit: Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches internetfähiges Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.
Zubehör sind bewegliche Sachen, die nicht Bestandteil der Hauptsache sind. Sie dienen allerdings dem wirtschaftlichen Zweck der Hauptsache und stehen zu ihr in einem räumlichen Verhältnis, wie dies z. B. bei Ladeneinrichtungsgegenständen der Fall ist. Das Grunderwerbsteuergesetz knüpft an den Grundstücksbegriff im Sinne des Zivilrechts an. Zubehör gehört daher nicht zum Grundstück im Sinne des Grunderwerbsteuergesetzes. Entgelt, das auf Zubehör entfällt, ist daher keine Gegenleistung für das Grundstück und unterliegt nicht der Grunderwerbsteuer.
Werden zusammen mit einem Grundstück weitere Gegenstände (körperliche Gegenstände oder Rechte) entgeltlich veräußert, die nicht unter den Grundstücksbegriff fallen, dann gehört der Aufwand hierfür regelmäßig nicht zur Gegenleistung für das Grundstück. Es muss also festgestellt werden, welche Gegenstände nach den Vereinbarungen der Vertragsbeteiligten zusammen mit dem Grundstück veräußert werden sollten und welche tatsächlich auf den Erwerber übergegangen sind.
Bei einem einheitlichen Verkauf mehrerer Sachen ist eine Gesamtgegenleistung anzunehmen, wenn dafür ein Gesamtpreis gebildet wurde, aus dem sich kein genauer Einsatzpreis für einzelne verkaufte Sachen ergibt. Ob ein Gesamtkaufpreis vereinbart ist, ist durch Auslegung der abgeschlossenen Verträge unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere ihres Zustandekommens und der durch die Vereinbarung erkennbar gewordenen Interessen der Vertragsschließenden, zu ermitteln.
Bezieht sich eine Gesamtgegenleistung nicht nur auf das Grundstück, sondern zugleich auch auf andere Gegenstände, die nicht der Grunderwerbsteuer unterliegen, ist die Gesamtgegenleistung nach dem Verhältnis zu verteilen, in dem der Wert der Grundstücke zum Wert der sonstigen Gegenstände steht. Mit klaren und sachgerechten Vereinbarungen, wie sich der Kaufpreis verteilt, lassen sich in der Regel Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt vermeiden.
Beachten Sie die kommenden Steuertermine für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung, der zusammenfassenden Meldung, der Lohnsteuer-Anmeldung sowie der Einkommen- und Gewerbesteuer-Vorauszahlung.
Hinweis: Die Abgabetermine entsprechen den Zahlungsterminen.
Für den Monat August 2020:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
mit Dauerfristverlängerung
10.08.2020 10.09.2020
Zusammenfassende Meldung
25.08.2020
Lohnsteuer-Anmeldung
10.08.2020
Gewerbesteuer-Vorauszahlung
17.08.2020
Für den Monat September 2020:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
mit Dauerfristverlängerung
10.09.2020 12.10.2020
Zusammenfassende Meldung
25.09.2020
Lohnsteuer-Anmeldung
10.09.2020
Einkommensteuer-Vorauszahlung
10.09.2020
Die Zahlung ist fristgerecht, wenn
bei einer Überweisung der Betrag spätestens am Abgabetermin auf dem Konto des Finanzamts eingegangen ist (keine Säumniszuschläge bei Überweisung, wenn der Betrag innerhalb von 3 Tagen nach dem Termin auf dem Konto des Finanzamts eingeht = Zahlungsschonfrist; Zahlung innerhalb der Schonfrist ist dennoch eine unpünktliche Zahlung),
bei Zahlung mit Scheck gilt die Zahlung erst 3 Tage nach Scheckeinreichung als bewirkt, auch wenn der Betrag früher beim Finanzamt gutgeschrieben wird,
dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde; die Zahlung gilt immer als pünktlich, auch wenn das Finanzamt später abbucht.
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer eine Rechnung besitzt, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Eine Rechnung, die den Vorsteuerabzug ermöglicht, muss insbesondere eine ausreichende Leistungsbeschreibung enthalten.
Praxis-Beispiel: Die Klägerin begehrte den Vorsteuerabzug aus Leistungen, die ihr monatlich von den Gesellschaftern in Rechnung gestellt wurden. Die Rechnungen enthielten keine ausreichende Leistungsbeschreibung, um erkennen zu können, was Gegenstand der Leistung der Gesellschafter war. Finanzamt und Finanzgericht versagten daher den Vorsteuerabzug.
Der BFH hat die Nichtzulassungsbeschwerde der Klägerin zurückgewiesen. Da die monatlichen Rechnungen der Gesellschafter keine Angaben dazu enthielten, welche Dienstleistungen im Einzelnen dem Auftrag zugrunde lagen, scheidet ein Vorsteuerabzug aus. Ein Mindestmaß an Aufgabenbeschreibung und Kalkulation ist zwingend erforderlich, um die Fremdüblichkeit beurteilen zu können. Daran fehlte es. Auch die Aufgabenabgrenzung bzw. -verteilung zwischen den beiden Einzelunternehmern war nicht hinreichend deutlich erkennbar.
Das Verhältnis der tatsächlichen zur ortsüblichen Miete entscheidet darüber, in welchem Umfang die Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar sind. Liegt die tatsächliche Miete unter 66% der ortsüblichen Miete, darf nur der Teil der Aufwendungen als Werbungskosten abgezogen werden, der der reduzierten Miete entspricht (§ 21 Abs. 2 Satz 1 EStG). Beträgt die Miete z. B. nur 60% der ortüblichen Miete, dürfen auch nur 60% der Aufwendungen als Werbungskosten abgezogen werden. Beträgt die tatsächliche Miete mindestens 66% der ortsüblichen Miete, bleibt der Werbungskostenabzug in vollem Umfang (also zu 100%) erhalten.
Mit der Änderung in § 21 Abs. 2 Satz 1 EStG, die ab 2021 gelten wird, wird die Grenze für die generelle Aufteilung der Wohnraumüberlassung in einen entgeltlich und in einen unentgeltlich vermieteten Teil auf 50% der ortsüblichen Miete herabgesetzt. Aber! § 21 Abs. 2 Satz 2 EStG bleibt unverändert und lautet wie folgt: „Beträgt das Entgelt bei auf Dauer angelegter Wohnungsvermietung mindestens 66% der ortsüblichen Miete, gilt die Wohnungsvermietung als entgeltlich.“ Das bedeutet Folgendes:
Beträgt die Miete 50% und mehr, jedoch weniger als 66% der ortsüblichen Miete, ist ab 2021 wieder zu prüfen, ob ein Totalüberschuss anzunehmen ist. Fällt diese Prüfung der Totalüberschussprognose positiv aus, ist für die verbilligte Wohnraumüberlassung die Absicht Einkünfte zu erzielen, zu unterstellen, sodass die Werbungskosten voll abziehbar sind. Führt die Prüfung der Totalüberschussprognose jedoch zu einem negativen Ergebnis, ist von der Absicht Einkünfte zu erzielen, nur für den entgeltlich vermieteten Teil auszugehen. Konsequenz ist, dass die Werbungskosten nur anteilig abgezogen werden können.
Konsequenz: Die Absicht, Einkünfte zu erzielen, wird zwischen 50% und 66% der ortsüblichen Miete geprüft und ab 66% wie bisher gesetzlich unterstellt.
Voraussetzung für den Abzug eines Investitionsabzugsbetrags ist, dass das begünstigte Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung und im Folgejahr ausschließlich oder nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird (= Nutzung zu betrieblichen Zwecken 90% oder mehr). Die betriebliche Nutzung eines Firmenwagens ist mithilfe eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs nachzuweisen. Fehlt ein Fahrtenbuch oder ist es nicht ordnungsgemäß, ist die sogenannten 1%-Methode anzuwenden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird.
Praxis-Beispiel: Ein Versicherungsvermittler hatte im Jahr 2011 einen Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 15.200 € (40% der geplanten Anschaffungskosten von 38.000 €) für einen PKW gebildet und gewinnmindernd berücksichtigt. Am 2.9.2014 schaffte er einen PKW an. In seiner Einkommensteuererklärung 2014 erklärte er Einkünfte aus Gewerbebetrieb in Höhe von 34.902 €. Für den PKW rechnete er einen Investitionsabzugsbetrag gemäß § 7g Abs. 2 Satz 1 EStG in Höhe von 11.152,40 € (40% von 27.881 €) hinzu und berücksichtigte eine Herabsetzung gemäß § 7g Abs. 2 Satz 2 EStG in Höhe von 5.576 €. Die private Kfz-Nutzung berücksichtigte er nach den Aufzeichnungen in seinem Fahrtenbuch mit 8,45%.
Während einer Betriebsprüfung ging die Finanzbeamtin davon aus, dass die ausschließliche oder nahezu ausschließliche betriebliche Nutzung des PKW nicht nachgewiesen worden sei. Das Fahrtenbuch für das Fahrzeug, das der Versicherungsvermittler in 2014 angeschafft hatte, sei nicht ordnungsgemäß und könne daher nicht anerkannt werden. Aufgrund dessen kann auch der Investitionsabzugsbetrag in 2011 und 2014 nicht berücksichtigt werden.
Im Fahrtenbuch muss neben dem Datum und den Fahrtzielen auch der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aufgeführt werden. Wird kein Kunde oder Geschäftspartner aufgesucht, ist der konkrete Zweck der Fahrt anzugeben. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich der Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt. Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.
Die für ein Fahrtenbuch wesentlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Weitere und nachträglich erstellte Auflistungen reichen nicht aus. Ein Fahrtenbuch ist daher nicht ordnungsgemäß, wenn z. B. Angaben im Fahrtenbuch fehlen, die sich aus nachträglich erstellten Auflistungen ergeben, die auf dem vom Fahrzeugnutzer geführten eigenen Tageskalender beruhen.
Hinweis: Gegen das Urteil des Finanzgerichts ist Revision eingelegt (Az. beim BFH: III R 62/19). Der BFH wird entscheiden müssen, ob für die Inanspruchnahme des Investitionsabzugsbetrags überhaupt ein Fahrtenbuch erforderlich ist. In entsprechenden Fällen sollte Einspruch eingelegt und beantragt werden, das Verfahren bis zur Entscheidung durch den BFH ruhen zu lassen.
Für Investitionsabzugsbeträge, die ab 2020 gebildet werden, wird auf eine betriebliche Nutzung von mehr als 50% abgestellt, sodass die 90%-Grenze wegfällt. Für den Nachweis einer mehr als 50%igen betrieblichen Nutzung wird dann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch voraussichtlich nicht mehr erforderlich sein. Für Investitionsabzugsbeträge, die bis 2019 für Firmenwagen gebildet wurden, ist es zweckmäßig ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen.
