Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sind grundsätzlich pauschal mit 0,30 € für jeden Entfernungskilometer anzusetzen. Dabei spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel genutzt wird. Eine Ausnahme gilt jedoch bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln. In diesem Fall darf der Arbeitnehmer anstelle der Entfernungspauschale auch die höheren tatsächlichen Kosten absetzen.
Praxis-Beispiel: Ein Arbeitnehmer nutzte für seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Taxi. Er machte die tatsächlichen Kosten, die im dadurch entstanden sind, als Werbungskosten geltend. Das Finanzamt berücksichtigte lediglich die Entfernungspauschale.
Es ist gesetzlich geregelt, dass nur bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden können. Der Gesetzgeber hat bei Einführung dieser Ausnahmeregelung auf eine Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (insbesondere Bus und Bahn) abgestellt. Ein Arbeitnehmer, der die Wege zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte mit einem „öffentlichen“ Taxi zurücklegt, kann seine Aufwendungen daher nur in Höhe der Entfernungspauschale geltend machen. Fazit: Bei einem Taxi handelt es sich nicht um ein begünstigtes öffentliches Verkehrsmittel, sodass die tatsächlich entstandenen Taxikosten nicht berücksichtigt werden können.
Ein Arbeitgeber kann mit seinem Arbeitnehmer neben dem Arbeitsvertrag weitere eigenständige Verträge abschließen. Konsequenz ist, dass nicht jede Zahlung, die ein Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer leistet, Arbeitslohn darstellt. Aber! Hat der gesondert abgeschlossene Vertrag keine eigenständige wirtschaftliche Bedeutung, dann handelt es sich insoweit um eine weitere Arbeitslohnzahlung.
Praxis-Beispiel: Ein Arbeitgeber hatte mit einem Teil seiner Arbeitnehmer „Werbemietverträge“ geschlossen. Danach verpflichteten sich die Arbeitnehmer an ihren privaten PKW Kennzeichenhalter anzubringen, die mit Werbung des Arbeitgebers versehen sind. Dafür erhielten diese jährlich 255 €. Das „Werbeentgelt“ stufte der Arbeitgeber als sonstige Einkünfte ein, sodass er dafür keine Lohnsteuer einbehalten musste. Diese Handhabung war auch für die Arbeitnehmer von Vorteil, weil solche Einkünfte nicht einkommensteuerpflichtig sind, wenn sie im Kalenderjahr weniger als 256 € betragen haben. Im Gegensatz dazu ging das Finanzamt von einer Lohnzahlung aus und nahm den Arbeitgeber für die nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer in Haftung.
Der BFH hat die Auffassung des Finanzamts bestätigt, weil die Werbemietverträge, die an die Laufzeit der Arbeitsverträge geknüpft waren, keine eigene wirtschaftliche Bedeutung hatten. Für die Bemessung des „Werbeentgelts“ von jährlich 255 € sei allein die Steuerfreigrenze für sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG maßgebend gewesen. Es sei nicht ersichtlich, dass die Vereinbarung wegen des erzielbaren Werbeeffekts getroffen wurde, wie es im wirtschaftlichen Geschäftsverkehr normalerweise üblich ist.
Das Pilotverfahren mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) endet. Ab Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten erkrankter Mitarbeitender grundsätzlich elektronisch bei deren Krankenkasse ab.
Ärzte übermitteln AU-Daten an Krankenkassen: Seit 2021 übermitteln nicht nur Arzt- und Zahnarztpraxen die Arbeitsunfähigkeitszeiten, sondern auch die Krankenhäuser die Zeiten eines stationären Aufenthalts im Rahmen der eAU an die Krankenkassen. Auch bei geringfügig Beschäftigten kann der Arbeitgeber eine eAU-Abfrage bei deren Krankenkassen durchführen. Die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Also muss der Arbeitgeber selbst in Erfahrung bringen, bei welcher Krankenkasse die Minijobber versichert sind. Diese Information sollte er daher immer zu seinen Unterlagen nehmen.
Technische Voraussetzung für den Datenaustausch: Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerbüros ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für die einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Dieser Prozess kann automatisiert werden.
Je nach betrieblicher Regelung ist eine AU-Bescheinigung oft erst Pflicht, wenn Arbeitnehmende länger als drei Tage arbeitsunfähig erkranken. Darüber hinaus übermitteln die Ärzte die Daten gegebenenfalls erst am Abend des Tages der AU-Feststellung gesammelt an die Krankenkassen. Eine sofortige elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist nicht sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.
Organisatorische Voraussetzungen für den Datenaustausch: Es empfiehlt sich, die betriebsinternen Prozesse vor dem Start des elektronischen Verfahrens zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wenn ein Abrechnungsdienstleister beauftragt ist, muss geklärt sein, wer für den Abruf der eAU-Daten zuständig ist.
Voraussetzungen für die Abrufberechtigung: Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor, sofern
für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis bestand und
die Beschäftigten dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt haben.
Bei Mehrfachbeschäftigten kann jeder Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen. Das Ende der Entgeltersatzleistung können Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) mit dem Abgabegrund „42 = Anforderung Ende Entgeltersatzleistung“ beim Sozialversicherungsträger abfragen.
Das neue Verfahren gilt bisher nicht für:
Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen
Privat krankenversicherte Arbeitnehmer
Minijobs in Privathaushalten
Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der oder die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt – zum Beispiel bei Privatpraxen oder einer Behandlung im Ausland.
Vorerkrankungsverfahren: Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten stellt sich dem Arbeitgeber die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Da dieser über keine Diagnosen verfügt, prüft die Krankenkasse, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Arbeitnehmenden ausläuft. Die anrechenbaren Vorerkrankungen übermittelt die Krankenkasse an den betroffenen Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Dies gilt jedoch nicht für geringfügig Beschäftigte und privat Krankenversicherte.
In Artikel 2 des „Gesetzes zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz vom 19.10.2022“ wurde in § 3 EStG eine neue Nummer 11c eingefügt. Danach können Arbeitgeber
ihren Arbeitnehmern
zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
in der Zeit vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024
Leistungen in Form von Zuschüssen und Sachbezügen
zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise
bis zu einem Betrag von 3.000 € steuerfrei zukommen lassen.
Es handelt sich um einen steuerlichen Freibetrag. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist nur, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Es genügt, wenn der Arbeitgeber bei der Gewährung der Leistung festhält, dass die Leistung im Zusammenhang mit der Preissteigerung steht.
Die Auszahlung der Inflationsprämie ist für Unternehmen freiwillig. Arbeitnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf die Prämie in Höhe von 3.000 €. Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welcher Höhe er die Prämie an die Beschäftigten zahlt. Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit, den Betrag von 3.000 € oder einen geringeren Betrag in Teilbeträgen an den Arbeitnehmer auszuzahlen. Die Zahlung der Inflationsprämie ist beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe abziehbar.
Hinweis: Steuerfrei gewährte Leistungen werden nicht nach § 1 Abs. 1 Nr. 7 der Arbeitslosengeld II/Sozialgeld-Verordnung angerechnet.
Wird eine Wohnung von mehreren Personen angemietet und nutzt ein Mieter einen Raum zur Erzielung von Einkünften allein, dann sind die auf diesen Raum entfallenden Aufwendungen bei ihm in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzugsfähig. Voraussetzung ist, dass der Nutzende Aufwendungen in mindestens dieser Höhe getragen hat.
Praxis-Beispiel: Der nicht verheiratete Kläger war 2018 als Vertriebsleiter nichtselbständig tätig. Er mietete zusammen mit seiner Lebensgefährtin ein Einfamilienhaus mit einer Wohnfläche von 150 qm zu eigenen Wohnzwecken an. Darin befinden sich unter anderem zwei 15 qm große Zimmer, von denen das eine der Kläger und das andere seine Lebensgefährtin als Arbeitszimmer genutzt haben. In seiner Einkommensteuer-Erklärung machte der Kläger Aufwendungen von 2.661 € für ein häusliches Arbeitszimmer als Werbungskosten geltend. Es handelt sich hierbei um 10% (15 qm von 150 qm) der Kosten, die auf das Haus entfielen (Miete, Nebenkosten). Der Kläger legte Bescheinigungen seines Arbeitsgebers vor, wonach das Arbeitszimmer den Mittelpunkt seiner beruflichen Tätigkeit bilde. Das Finanzamt erkannte Werbungskosten für das Arbeitszimmer zur Hälfte in Höhe von 1.330 € an, weil die Kosten nur insoweit abziehbar seien, als sie tatsächlich vom Kläger getragen worden seien. Befinde sich ein Arbeitszimmer in einer von Lebensgefährten gemeinsam angemieteten Wohnung, seien die anteilige Miete und die anteiligen Energiekosten beiden Mietern jeweils zur Hälfte zuzurechnen.
Grundsätzlich gilt, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig sind. Das gilt jedoch nicht, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. In diesem Fall wird die Höhe der abziehbaren Aufwendungen auf 1.250 € begrenzt. Die Beschränkung der Höhe nach gilt nicht, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.
Nutzt ein Miteigentümer im Rahmen seines Miteigentumsanteils einen Teil des Wirtschaftsguts (Arbeitszimmer) zur Erzielung seiner Einkünfte allein, sind die von ihm getragenen Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorrangig diesem Raum zuzuordnen. Es ist davon auszugehen, dass er Anschaffungs- oder Herstellungskosten aufgewendet hat, um diesen Raum insgesamt zu nutzen.
Übertragen auf Mietaufwendungen des nicht verheirateten Klägers ergibt sich aus diesen Grundsätzen Folgendes: Wird eine Wohnung von mehreren Personen angemietet und nutzt ein Mieter einen Raum zur Erzielung von Einkünften allein, dann sind die auf diesen Raum entfallenden Aufwendungen bei ihm in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern der Nutzende Aufwendungen in mindestens dieser Höhe getragen hat. Eine nur hälftige Abzugsfähigkeit der tatsächlich vom Kläger getragen vollen Aufwendungen wäre mit dem Grundgedanken des objektiven Nettoprinzips unvereinbar.
Fazit: Unstreitig ist, dass für die angemietete Wohnung Aufwendungen von 26.607,23 € entstanden sind. Davon entfielen auf das Arbeitszimmer des Klägers 2.661 € (10%). Diese Aufwendungen kann der Kläger in voller Höhe als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit geltend machen, da er sich zu mehr als 2.661 € an den Kosten der gemeinsamen Wohnung beteiligt hat.
Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Dezember des Vorjahres, die innerhalb des maßgeblichen Zehn-Tages-Zeitraums geleistet, aber wegen einer Dauerfristverlängerung erst danach fällig wird, kann bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung erst im Jahr des Abflusses als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.
Praxis-Beispiel: Die Klägerin ist eine als Steuerberatungsgesellschaft tätige Partnerschaftsgesellschaft, die ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. Sie leistete am 10.1.2018 die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember 2017 in Höhe von 2.422,93 €. Aufgrund einer Dauerfristverlängerung war die Zahlung erst am 10.2.2018 fällig. Das Finanzamt lehnte es daher ab, diese Umsatzsteuer-Vorauszahlung als Betriebsausgabe für das Jahr 2017 anzuerkennen.
Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt beim Betriebsausgabenabzug das Abflussprinzip. Ausgaben sind daher grundsätzlich für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind. Bei regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben gilt eine abweichende Zuordnung, wenn die Zahlung innerhalb eines Zehn-Tages-Zeitraums nach Ablauf eines Jahres erfolgt (§ 11 Abs. 2 EStG). Umsatzsteuer-Vorauszahlungen sind regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, sodass eine abweichende Zuordnung der Ausgabe zum Vorjahr in Betracht kommen kann.
Aufgrund der Dauerfristverlängerung handelt es sich um eine Betriebsausgabe des Jahres 2018, auch wenn der Abfluss der Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Dezember 2017 am 10.1.2018 erfolgte. Eine abweichende Zuordnung zum Vorjahr kommt nicht in Betracht, weil die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Voranmeldungszeitraum Dezember nicht innerhalb des maßgeblichen Zehn-Tages-Zeitraums fällig war. Das heißt, dass eine abweichende Zuordnung der Umsatzsteuer-Vorauszahlung zum Vorjahr nicht möglich war, weil die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Voranmeldungszeitraum Dezember erst nach Ablauf des Zehn-Tages-Zeitraums zum 10.2.2018 fällig war.
