Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen eines Kleinunternehmers müssen nicht als E-Rechnung verschickt werden, sondern können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Verwendet der Rechnungsaussteller in diesen Fällen dennoch eine E-Rechnung, ist dies bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich. Wird für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflichtung zur Ausstellung (z. B. bei Umsätzen an private Endverbraucher oder bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind) eine Rechnung ausgestellt wird, kann eine E-Rechnung nur bei Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
Immer dann, wenn keine Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung besteht, ist die Verwendung einer sonstigen Rechnung in Papierform immer zulässig. Auch in diesen Fällen kann eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format verwendet werden, dies bedarf aber der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Ein Unternehmer ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG bei der Ausführung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen an eine juristische Person verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, auch wenn und soweit diese nicht Unternehmer ist. Die Rechnung kann auf Papier oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich der juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor.
Wer eine Haushaltshilfe beschäftigt oder beschäftigen möchte, sollte die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale nicht als lästige Pflicht, sondern als notwendigen Schritt mit vielen Vorteilen sehen.
1. Rechtliche Sicherheit Die Anmeldung einer Haushaltshilfe bei der Minijob-Zentrale ist Pflicht. Ohne Anmeldung handelt es sich um Schwarzarbeit. Die Anmeldung der Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale schützt Privathaushalte somit vor Bußgeldern und sorgt für klare Verhältnisse.
2. Steuerliche Vorteile Privathaushalte können die Kosten einer offiziell angemeldeten Hilfe in der Steuererklärung geltend machen. Das reduziert die Steuerlast um 20% der entstandenen Kosten bis maximal 510 € jährlich. Der Steuervorteil ist oft sogar höher als die Abgaben, die an die Minijob-Zentrale zu zahlen sind.
Kinderbetreuung Eltern, die einen Minijobber ausschließlich für die Betreuung ihres Kindes beschäftigen, können seit Januar 2025 für Kinder unter 14 Jahren 80% der Kinderbetreuungskosten steuerlich geltend machen, maximal bis zu einem Höchstbetrag von 4.800 € pro Jahr. Die Ausgaben können im Rahmen eines Minijobs nur dann berücksichtigt werden, wenn die Haushaltshilfe angemeldet ist und die Zahlung auf das Konto der Haushaltshilfe überwiesen wurde.
3. Unfallversicherung Die Anmeldung bietet Sicherheit: Bei einem Unfall ist die Haushaltshilfe über die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert. Da die meisten Unfälle im Haushalt passieren, ist dieser Schutz besonders wichtig. Es ist also auch zur Absicherung der Folgen eines Unfalls wichtig die Haushaltshilfe anzumelden. Gleichzeitig sind Privathaushalte vor Rückforderungen der Unfallversicherung für die Kosten der ärztlichen Behandlung geschützt.
4. Soziale Absicherung Mit der offiziellen Anmeldung ermöglichen Arbeitgeber ihrer Haushaltshilfe eine Absicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung. Minijobber sind rentenversicherungspflichtig und profitieren somit vom vollen Schutz der Rentenversicherung. Die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale trägt somit auch zur sozialen Absicherung bei.
Was für die Anmeldung nötig ist:
Angaben zur Haushaltshilfe: Name, Adresse, Rentenversicherungsnummer oder Geburtsdaten und Geburtsort
Eigene persönliche Angaben des Privathaushalts: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer
Betriebsnummer und Steuernummer: Für Arbeitgeber, die noch keine Betriebsnummer besitzen, wird diese automatisch vergeben.
Beginn der Beschäftigung und Höhe des monatlichen Verdienstes
Kontodaten für das SEPA-Basislastschriftmandat
Arbeitgeber müssen im Vorfeld folgende Fragen klären:
Besteht eine weitere Beschäftigung der Haushaltshilfe mit einem Verdienst über der Minijob-Grenze?
Ist die Haushaltshilfe gesetzlich oder privat krankenversichert?
Möchte die Haushaltshilfe Beiträge in die Rentenversicherung einzahlen?
Drei Möglichkeiten, eine Haushaltshilfe bei der Minijob-Zentrale anzumelden: 1. Online-Anmeldung Für die erstmalige Anmeldung einer Minijobberin oder eines Minijobbers können Arbeitgeber das Online-Formular der Minijob-Zentrale nutzen. Fehlende Informationen können später ergänzt werden. 2. Telefonische Anmeldung Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Minijob-Zentrale nehmen die Angaben auf und helfen bei allen Fragen. 3. Anmeldung per Haushaltsscheck-Formular Dieses können Arbeitgeber auf der Webseite der Minijob-Zentrale herunterladen, ausfüllen und übersenden.
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein Steuerpflichtiger auch dann einen eigenen Hausstand haben kann, wenn sich dieser in einem Teil des Elternhauses befindet. Allerdings müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Wesentlich ist, dass der Steuerpflichtige
die Wohnung tatsächlich bewohnt,
über eigene Wohnräume verfügt, die ein eigenständiges Wohnen ermöglichen, und
dass diese Räume nicht als Teil des elterlichen Haushalts angesehen werden.
Führt der Steuerpflichtige außerdem im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung am Ort des Lebensmittelpunkts einen Einpersonenhaushalt, stellt sich die Frage nach der finanziellen Beteiligung an den Kosten der Lebensführung nicht (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).
Praxis-Beispiel: Der Kläger erzielte in den Jahren 2014 bis 2018 aus der Tätigkeit als Werkstudent, als studentische Hilfskraft sowie als wissenschaftlicher Mitarbeiter Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Zudem erhielt er in den Jahren 2014 bis 2017 Leistungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz. Zur Bestreitung seines Lebensunterhalts standen ihm genügend Mittel zur Verfügung. Sein Lebensmittelpunkt lag unstreitig in der Obergeschosswohnung seines Elternhauses, die als ein eigener Hausstand zu werten ist. Die Wohnungen im Erdgeschoss und im Obergeschoss haben jeweils zum mittigen und offenen Treppenhaus einen eigenen Eingang.
Ein zentrales Argument der BFH-Entscheidung ist die finanzielle Eigenständigkeit des Steuerpflichtigen. Obwohl er jung und Student war, verfügte er über ein eigenes Einkommen (wenn auch in begrenztem Maße) und konnte seinen Lebensunterhalt selbst bestreiten. Dies unterscheidet ihn von einem typischen "Kind", das einfach in den elterlichen Haushalt integriert ist. Das Gericht stellte fest, dass der Steuerpflichtige selbst für die Kosten seines Einpersonenhaushalts verantwortlich war, sodass eine finanzielle Beteiligung an einem gemeinsamen Haushalt hier nicht relevant war.
Fazit: Der Begriff "eigener Hausstand" muss nicht streng physisch oder formal interpretiert werden. Vielmehr muss dies anhand der tatsächlichen Lebensumstände des Steuerpflichtigen beurteilt werden. Das Fehlen eines Mietvertrags mit den Eltern ist nicht entscheidend.
Steuerfreie Zuschüsse der gesetzlichen Rentenversicherung zur Krankenversicherung mindern die als Sonderausgaben abzugsfähigen Beiträge eines Rentners. Beitragserstattungen der Deutschen Rentenversicherung sind als "andere Leistungen" steuerfrei. Sie können deshalb keine "negative Sonderausgaben" sein.
Praxis-Beispiel: Der Kläger bezog Leistungen aus der gesetzlichen Rentenversicherung. Da er privat kranken- und pflegeversichert ist, erhielt er Beitragszuschüsse der gesetzlichen Rentenversicherung. Aufgrund einer rückwirkenden Bewilligung für 6 Jahre überstiegen die Beitragszuschüsse die gezahlten Basisvorsorgebeiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung im Jahr 2019. Das Finanzamt rechnete den Erstattungsüberhang dem Gesamtbetrag der Einkünfte hinzu.
Die Kläger waren der Auffassung, dass die Zuschüsse nicht zu berücksichtigen sind, weil der Krankenversicherungszuschuss steuerfrei ist. Somit liege keine Beitragsermäßigung der Krankenversicherung vor. Es gebe keine gesetzliche Grundlage dafür, dass steuerfrei gezahlte Zuschüsse des Rentenversicherungsträgers einen Sonderausgabenabzug schmälern. Wenn der Gesetzgeber eine Steuerbefreiungsvorschrift installiert, ist es nicht zulässig, solche Einnahmen bei steuerlich abzugsfähigen Aufwendungen zu kürzen.
Das Niedersächsische Finanzgericht ist anderer Auffassung. Ein steuerfreier Zuschuss, den der Steuerpflichtige für geleisteten Aufwendungen zur Basisvorsorge anderer Veranlagungszeiträume erhält, ist den erstatteten Aufwendungen gleichzustellen. Übersteigen die im Veranlagungszeitraum erstatteten Aufwendungen die geleisteten Aufwendungen, ergibt sich ein Erstattungsüberhang, der mit anderen anzusetzenden Aufwendungen zu verrechnen ist. Ein verbleibender Erstattungsüberhang müsse daher dem Gesamtbetrag der Einkünfte hinzugerechnet werden.
Der Begriff "erstattete Aufwendungen" sei weit auszulegen. Der für zurückliegende Jahre nachgezahlte Zuschuss zur Krankenversicherung gehöre daher zu den erstatteten Aufwendungen und sei von den geleisteten Krankenversicherungsbeiträgen abzuziehen. Dass, worauf sich die Kläger berufen, "steuerfreie Einnahmen nicht zu einer steuerlichen Belastung bei steuerlich abzugsfähigen Aufwendungen führen" könnten, sei unzutreffend. Die gesetzliche Regelung treffe hierzu eine andere Bestimmung.
Hinweis: Hierzu ist beim BFH ein Revisionsverfahren anhängig (Az. beim BFH: X R 11/25). Der BFH hat nunmehr folgende Rechtsfrage zu klären: Mindern die Zuschüsse der gesetzlichen Rentenversicherung zu den Aufwendungen eines Rentners für seine private Krankenversicherung die abziehbaren Sonderausgaben oder ist die Einordnung dieser Zuschüsse als steuerbare, aber steuerfreie Einnahme systematisch vorrangig, sodass der Anwendungsbereich hinsichtlich der Sonderausgaben nicht eröffnet ist.
Fazit: In vergleichbaren Fällen sollte Einspruch eingelegt und eine Aussetzung des Verfahrens bis zur Entscheidung durch den BFH beantragt werden.
Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Das gilt auch bei Kapitalgesellschaften, z. B. bei einer GmbH oder einer UG haftungsbeschränkt. Liegen die entsprechenden Voraussetzungen vor, dann sind die Zuwendungen bei den Arbeitnehmern nicht als Arbeitslohn zu erfassen, soweit der Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Das gilt auch für einen GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist.
Praxis-Beispiel: Eine GmbH veranstaltete mit ihren 8 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung haben pro Person 200 € betragen. Für die 8 Arbeitnehmer sind somit insgesamt Aufwendungen in Höhe von (8 × 200 € =) 1.600 € entstanden. Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht die GmbH (8 × 110 € =) 880 € als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 720 € unterwirft die GmbH pauschal mit 25% der Lohnsteuer, sodass die pauschal versteuerten Lohnbestandteile nicht in der individuellen Lohnabrechnung erfasst wurden. Die pauschale Steuer beträgt insgesamt 202,50 € (720 € × 25 % = 180,00 € + 5,5 % = 9,90 € Solidaritätszuschlag + 12,60 € (7%) pauschale Kirchensteuer). Aber! Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer darf insgesamt nicht als Vorsteuer abgezogen werden.
Geburtstagsfeier des Arbeitnehmers (GmbH-Gesellschafters) Begünstigt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr, zu denen nicht die Geburtstagsfeier gehört, zu der ein Arbeitnehmer einlädt. Diese Aufwendungen trägt der Arbeitnehmer, sodass nur er einen Werbungskostenabzug geltend machen kann. Grundsätzlich dürfen die Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten aber ganz oder teilweise beruflich veranlasst sein. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Feier nicht in erster Linie der Ehrung des Jubilars und damit nicht der repräsentativen Erfüllung gesellschaftlicher Konventionen dient, sondern dem kollegialen Miteinander und daher der Pflege des Betriebsklimas. Das ist der Fall, wenn der Jubilar mit seiner Einladung der Belegschaft Dank und Anerkennung zollt oder gefestigten betrieblichen Gepflogenheiten Rechnung trägt.
Praxis-Beispiel: Der alleinige Geschäftsführer einer GmbH hat anlässlich der Vollendung seines 60. Lebensjahrs sämtliche Mitarbeiter der GmbH (insgesamt ca. 70 Personen) in eine Werkstatthalle der GmbH eingeladen. Die GmbH war bei der Organisation der Geburtstagsfeier eingebunden. Die Werkstatthalle wurde für die Feierlichkeit mit Mobiliar der GmbH (Bierzeltgarnituren) ausgestattet. Die Feier fand an einem Freitag von 12 Uhr bis 17 Uhr statt. Ein Teil der Gäste erschien in Arbeitskleidung. Die Kosten der Feier beliefen sich auf ca. 35 € pro Person. Außerdem fanden private Geburtstagsfeiern des Geschäftsführers mit deutlich höheren Kosten statt. Das Finanzamt lehnte den Abzug der Aufwendungen für die Geburtstagsfeier in Höhe von 2.470 € ab. Der BFH sah jedoch zwischen den Aufwendungen und den steuerpflichtigen Einnahmen einen Veranlassungszusammenhang und ließ den Werbungskostenabzug zu.
Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Davon ist auszugehen, wenn die Aufwendungen mit der Erzielung von Einkünften objektiv zusammenhängen und ihr subjektiv zu dienen bestimmt sind, d.h. wenn sie in wirtschaftlichem Zusammenhang mit den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit stehen. Dabei kommt es entscheidend darauf an, welche Gründe den Steuerpflichtigen zu den Aufwendungen bewogen haben.
Das bedeutet, dass der Anlass einer Feier ein Indiz, nicht aber das alleinentscheidende Kriterium ist. Trotz des Geburtstags, der ein herausgehobenes persönliches Ereignis ist, können die Aufwendungen für die Feier beruflich veranlasst sein. Ob die Aufwendungen Werbungskosten sind, ist daher anhand weiterer Kriterien zu beurteilen. So ist von Bedeutung, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt, ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter (des Steuerpflichtigen oder des Arbeitgebers), um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Steuerpflichtigen handelt. Zu berücksichtigen ist außerdem, an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet, ob sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen und ob das Fest den Charakter einer privaten Feier aufweist oder ob das nicht der Fall ist.
Der Wert der Leistungen, den Arbeitnehmer durch eine Betriebsveranstaltung erhalten, ist regelmäßig anhand der Kosten zu schätzen, die der Arbeitgeber dafür aufgewendet hat. Diese Kosten werden, soweit sie nicht individualisierbar sind, zu gleichen Teilen auf sämtliche Teilnehmer und damit auch auf Familienangehörige und Gäste, die den Arbeitnehmer bei der Betriebsveranstaltung begleitet haben, aufgeteilt.
Der auf Familienangehörige entfallende Aufwand wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Hierbei ist eine Freibetragsgrenze von 110 € zu berücksichtigen. Bei der Berechnung müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bezahlt. Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen.
Die Freibetragsgrenze von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten und seine Kinder entfallen, den Betrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden.
Der Unternehmer erfasst nur die Kosten für eine Betriebsveranstaltung als Lohnaufwand, die auf seine Arbeitnehmer entfallen. Aufwendungen, die auf den Unternehmer selbst und seine Gäste entfallen, können nicht als Lohnaufwand gebucht werden. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Die Kosten, die auf seine Gäste entfallen, erfasst der Unternehmer als Privatentnahmen, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden, und als geschäftliche Bewirtungskosten und/oder Geschenke für Geschäftsfreunde, wenn die Einladung aus betrieblichen Gründen erfolgt ist.
Bewirtungskosten und übrige Aufwendungen, die diesen Personenkreis betreffen, können nach den "allgemeinen" Regelungen im Abzug beschränkt sein (für Geschenke gilt die 50-€-Abzugsgrenze und bei Bewirtungen die 70%ige Einschränkung für Bewirtungskosten). Übernimmt der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer verauslagte Reiseaufwendungen, sind diese als Werbungskostenersatz gemäß § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, weil die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung beruflich veranlasst ist.
