Seit dem 1.1.2025 sieht § 14 UStG vor, dass bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern Rechnungen elektronisch zu übermitteln sind - abgesehen von Übergangsregelungen. Konsequenterweise erfordert die Neuregelung eine entsprechende Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Diese Anpassung liegt nunmehr als Entwurf vor und hat einen Umfang von 31 Seiten. Nachfolgend sind einige wichtige Punkte erläutert.
Auch wenn seit dem 1.1.2025 Rechnungen elektronisch übermittelt werden sollen, dürfen zunächst auch sonstige Rechnungen verwendet werden. Als sonstige Rechnungen gelten seit dem 1.1.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen - also ein anderes elektronisches Format haben. Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails. Auch eine Datei, die auf Grund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht erfüllt, kann eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format darstellen.
Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten ebenso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift sowie für Rechnungen
über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), wenn sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind,
über Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG),
über Reiseleistungen (§ 25 UStG) und
für Umsätze, bei denen die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.
Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein
Kleinunternehmer ist oder
Land- und Forstwirt ist oder
ausschließlich steuerfreie Umsätze (z.B. Vermieter einer Wohnung) ausführt.
Ebenso gelten die Regelungen, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung unterliegen (z. B. bei teilweise steuerpflichtigen, teilweise nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätzen).
Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise Rechnungen,
deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (Rechnungen über Kleinbeträge),
Rechnungen von Kleinunternehmern und
die als Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden,
können abweichend von der Verpflichtung in § 14 UStG immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Die Verwendung einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG), die allerdings keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann. Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist auch in diesen Fällen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich. E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.
Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig.
Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen auch von der Normenreihe EN 16931 abweichende strukturierte elektronische Rechnungsformate verwendet werden, z. B. EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28. Dezember 1994, S. 98.
Das kostenlose oder verbilligte Aufladen der Batterien von Elektro- bzw. Hybridelektrofahrzeugen im Betrieb des Arbeitgebers ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es sich um ein Privat- oder Firmenfahrzeug handelt. Während bei der 1%-Regelung der Ladestrom, der vom Arbeitgeber gestellt wird, durch den Ansatz des pauschalen Nutzungswerts abgegolten ist, werden Firmenwagen bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode dadurch begünstigt, dass die Stromkosten nicht erfasst werden.
Das Aufladen privater Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber ist weder auf einen Höchstbetrag noch auf die Anzahl der begünstigten Kraftfahrzeuge begrenzt. Begünstigt ist das Aufladen an jeder ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmens. Die Steuerbefreiung gilt ebenso für Leiharbeitnehmer im Betrieb des Entleihers. Die kostenlose Überlassung des betrieblichen Ladestroms ist lohnsteuer- und auch sozialversicherungsfrei.
Die Steuerfreiheit des Ladestroms für private Pkw der Beschäftigten ist nicht nur bei arbeitgebereigenen Ladevorrichtungen, sondern auch in folgenden Fällen gegeben:
Der Arbeitgeber gestattet einem externen Anbieter den Betrieb von Ladevorrichtungen auf seinem Betriebsgrundstück. Die Kosten des von seinen Beschäftigten für ihre Fahrzeuge aus diesen Ladevorrichtungen bezogenen Ladestroms werden unmittelbar vom Arbeitgeber übernommen.
Der Arbeitgeber ist Mieter einer Immobilie. Zu dieser Immobilie gehören auch Ladevorrichtungen, die die Beschäftigten nutzen können. Der Arbeitgeber übernimmt wiederum unmittelbar die Kosten des von seinen Beschäftigten an diesen Ladevorrichtungen bezogenen Ladestroms.
Wichtig! Im Gegensatz zur lohn- und sozialversicherungsfreien Überlassung von Strom an die Beschäftigten zum Aufladen eines privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs muss die Wertabgabe der Umsatzsteuer unterworfen werden.
Private Ladevorrichtungen Lohnsteuerfrei sind auch vom Arbeitgeber zusätzlich gewährte Vorteile für die zur privaten Nutzung zeitweise überlassene betriebliche Ladevorrichtung für Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge (= Wallboxen). Der aus Wallboxen bezogene Ladestrom fällt nicht unter die Steuerbefreiung. Die Steuerbefreiung gilt jedoch nur, wenn die Ladevorrichtung im Eigentum des Arbeitgebers bleibt.
Der Arbeitgeber kann die geldwerten Vorteile aus der Übereignung einer Ladevorrichtung ebenso wie seine Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für den Erwerb und für die Nutzung einer Ladevorrichtung pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG). Voraussetzung: Auch diese Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen des Arbeitgebers für den Erwerb der Ladevorrichtung (einschließlich Umsatzsteuer).
Privates Aufladen des Elektrodienstwagens: Finanzamt erlaubt pauschalen Auslagenersatz Lädt der Arbeitnehmer ein ihm auch zur privaten Nutzung überlassenes (Elektro-) Firmenfahrzeug zuhause zu seinen Lasten auf, müssten eigentlich Aufzeichnungen geführt werden. Erforderlich ist dazu regelmäßig ein Einzelnachweis der Kosten, am besten mit einem gesonderten Stromzähler. Erforderlich sind Aufzeichnungen für einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum, in der Regel drei Monate. Dies verursacht jedoch Kosten - zum Beispiel für einen gesonderten geeichten Zähler - und administrativen Aufwand. Zur Vereinfachung des steuer- und beitragsfreien Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Firmenwagens beim Mitarbeiter lässt die Finanzverwaltung deshalb monatliche Pauschalen zu (BMF, Schreiben v. 29. September 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004).
Aktuell gelten folgende Pauschalen: Monatliche Pauschale bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:
30 € monatlich für Elektrofahrzeuge,
15 € monatlich für Hybridelektrofahrzeuge.
Monatliche Pauschale ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:
70 € monatlich für Elektrofahrzeuge,
35 € monatlich für Elektrohybridfahrzeuge.
Als zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber gilt jeder zum unentgeltlichen oder verbilligten Aufladen des Dienstwagens geeignete Stromanschluss an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers. Gleichgestellt ist eine vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellte Stromtankkarte zum Aufladen des Dienstwagens bei einem Dritten. In den übrigen Fällen gelten die jeweils höheren Pauschalen.
Durch den pauschalen Auslagenersatz sind sämtliche Kosten für den Ladestrom abgegolten. Ein zusätzlicher Auslagenersatz der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten für den von einem Dritten bezogenen Ladestrom ist nicht zulässig.
Übersteigen die vom Mitarbeiter in einem Kalendermonat getragenen Kosten für Ladestrom die maßgebende Pauschale, kann der Arbeitgeber anstelle der maßgebenden Pauschale auch die anhand von Belegen nachgewiesenen tatsächlichen Kosten als steuerfreien Auslagenersatz erstatten.
Werden die Kosten für den Ladestrom nicht vom Arbeitgeber erstattet, sondern vom betroffenen Arbeitnehmer selbst getragen, mindern die vorstehenden Beträge den geldwerten Vorteil aus der Firmenwagengestellung beim Arbeitnehmer. Auch hier sind die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten maßgebend.
Privates Elektrofahrzeug zuhause laden: Erstattung steuerpflichtig Lädt ein Arbeitnehmer sein privates Elektrofahrzeug zuhause auf, so sind keine steuerfreien Erstattungen möglich. Bei privaten Elektrofahrzeugen oder Hybridelektrofahrzeugen des Arbeitnehmers stellt die Erstattung der vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
Die folgenden Steuertermine bzw. Abgabefristen sind im kommenden Monat zu beachten. Hinweis: Dauerfristverlängerungen müssen nicht erneuert werden.
Für den Monat Juni 2025:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
Abgabe mit Dauerfristverlängerung
10.07.2025 11.08.2025
Zusammenfassende Meldung
25.07.2025
Sozialversicherung
26.06.2025
Lohnsteuer-Anmeldung
10.07.2025
Für den Monat Juli 2025:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
Abgabe mit Dauerfristverlängerung
11.08.2025 10.09.2025
Zusammenfassende Meldung
25.08.2025
Sozialversicherung
29.07.2025
Lohnsteuer-Anmeldung
11.08.2025
Hinweis: Die Abgabetermine entsprechen den Zahlungsterminen.
Die Zahlung ist fristgerecht, wenn
bei einer Überweisung der Betrag spätestens am Abgabetermin auf dem Konto des Finanzamts eingegangen ist (keine Säumniszuschläge bei Überweisung, wenn der Betrag innerhalb von 3 Tagen nach dem Termin auf dem Konto des Finanzamts eingeht = Zahlungsschonfrist; Zahlung innerhalb der Schonfrist ist dennoch eine unpünktliche Zahlung),
bei Zahlung mit Scheck gilt die Zahlung erst 3 Tage nach Scheckeinreichung als bewirkt, auch wenn der Betrag früher beim Finanzamt gutgeschrieben wird,
dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde; die Zahlung gilt immer als pünktlich, auch wenn das Finanzamt später abbucht.
Das Finanzgericht Münster hat entschieden, dass die vom Steuerpflichtigen vorgeschlagene kürzere Restnutzungsdauer eines vermieteten Gebäudes ausreichend nachgewiesen wurde und für die Berechnung der Abschreibungen (AfA) herangezogen werden darf. Der wesentliche Streitpunkt war, ob das vom Steuerpflichtigen vorgelegte Gutachten, das eine Restnutzungsdauer von 23 Jahren festlegte, die Anforderungen des § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG erfüllte.
Praxis-Beispiel: Der Kläger hat das Gutachten eines Sachverständigen vorgelegt, das für das erworbene Objekt eine Restnutzungsdauer von 23 Jahren festlegte. Das Finanzamt hat das Gutachten nicht anerkannt und die Auffassung vertreten, dass die Anforderungen des § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG nicht erfüllt sind. Das Finanzamt hat außerdem bestritten, dass der Gutachter ausreichend qualifiziert sei.
Das Finanzgericht hingegen stellte fest, dass das Gutachten methodisch korrekt war und - ungeachtet der Einwände des Finanzamts - den gesetzlichen Anforderungen entsprach. Die Anforderungen des § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG sind damit erfüllt. Insbesondere wurde die Verwendung des Modells der ImmoWertV (Immobilienwertermittlungsverordnung) als anerkannte Methode zur wirtschaftlichen Bestimmung der Restnutzungsdauer anerkannt. Das Gericht betonte, dass weder das Gesetz noch die Rechtsprechung vorschreibt, dass solche Schätzungen nur auf bestimmte technische oder rechtliche Methoden beschränkt sein müssen, solange die individuellen Gegebenheiten des Objekts berücksichtigt werden. Eine spezifische Akkreditierung des Sachverständigen nach internationalen Normen ist ebenfalls nicht erforderlich, solange dessen Qualifikationen als angemessen beurteilt werden. Die Berücksichtigung von Modernisierungsmaßnahmen sowie die nachträgliche Ortsbesichtigung des Objekts durch den Sachverständigen trugen zusätzlich zur Akzeptanz der Gutachtensergebnisse bei.
Das Finanzamt konnte somit nicht erfolgreich argumentieren, dass die standardmäßige Nutzungsdauer von 50 Jahren anzuwenden sei. Das Gericht akzeptierte die Methode und die Begründung für die kürzere Restnutzungsdauer, was zu einer höheren jährlichen Abschreibung und einer Reduzierung der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung zugunsten des Steuerpflichtigen führte.
Fazit: Dieses Urteil steht im Einklang mit früheren Entscheidungen des BFH und gibt Steuerpflichtigen Klarheit über die Anforderungen an den Nachweis individueller Restnutzungsdauern.
Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfen sind unterschiedliche Zahlungen, die auch unterschiedlich erfasst werden. Bei der Zahlung von Urlaubsgeld fällt unabhängig von der Höhe Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Im Gegensatz dazu kann die Erholungsbeihilfe in begrenzter Höhe mit 25% pauschal versteuert werden und bleibt damit beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten seines Arbeitnehmers. Sachleistungen sind ebenfalls möglich. Wie der betreffende Beschäftigte seinen Urlaub verbringt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe erhalten, die pro Jahr maximal
156 € für den Arbeitnehmer,
104 € für den Ehe-/Lebenspartner und
52 € für jedes Kind betragen darf.
Jeder Arbeitnehmer kann die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber erhalten, unabhängig davon, ob er Festangestellter, Teilzeitmitarbeiter, Werkstudent oder Minijobber ist.
Lohnsteuerpauschalierung: Erholungsbeihilfen, die steuerpflichtig sind, können pauschal mit 25% versteuert werden, wenn die Beihilfen die Freigrenzen im Kalenderjahr nicht übersteigen. Übersteigt die Erholungsbeihilfe die Grenzbeträge, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich. In diesem Fall wird die Lohnsteuer ebenso wie beim normalen Arbeitslohn einbehalten, sodass die Erholungsbeihilfe dann auch in voller Höhe beitragspflichtig in der Sozialversicherung ist.
Nachweispflichten: Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitnehmer keine Urlaubsreise durchführt, sondern seinen Urlaub zu Hause verbringt. Die zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe gilt als erfüllt, wenn ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub des Arbeitnehmers besteht.
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Die Erholungsbeihilfen müssen für die Erholung dieser Personen bestimmt sein und verwendet werden. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird.
Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Erholungsurlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden. Liegt kein zeitlicher Zusammenhang vor, ist zumindest eine schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe erforderlich.
Die Korrektur eines Dokuments, das dem Schriftformerfordernis, das für den Vorsteuerabzug maßgeblich ist, nicht entspricht, kann nicht mit Wirkung für die Vergangenheit berichtigt werden. Grund: In diesem Fall liegt keine Rechnungsberichtigung vor, sondern eine erstmalige Rechnungserteilung.
Rückwirkende Sicherung des Vorsteuerabzugs: Eine fehlerhafte Rechnung kann zwar jederzeit berichtigt werden. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Die Berichtigung einer Rechnung wirkt jedoch nicht zurück, wenn wesentliche Bestandteile der Rechnung fehlen oder fehlerhaft sind. Der Vorsteuerabzug ist dann erst für den Zeitraum möglich, in welchem dem Leistungsempfänger die berichtigte Rechnung übermittelt wird bzw. dem Berichtigungsantrag nach Beseitigung der Gefährdung des Steueraufkommens entsprochen wird.
Wichtig! Es kommt also darauf an, ob überhaupt eine Rechnung vorliegt bzw. welche Angaben in der Rechnung fehlen oder fehlerhaft sind (EuGH-Urteil vom 15.6.2016, C-518/14 und BFH-Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15). Nur bei nicht „wesentlichen“ Daten ist eine rückwirkende Berichtigung möglich In diesen Fällen bleibt mit einer Rechnungsberichtigung der Anspruch auf den Vorsteuerabzug im Jahr der erstmaligen Rechnungserteilung bestehen. Voraussetzung ist, dass eine sogenannte rückwirkend berichtigungsfähige Rechnung vorliegt. Das heißt, es muss eine Rechnung vorliegen, die außerdem rückwirkend berichtigungsfähig ist. Dazu muss sie Angaben zum Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung sowie zum Entgelt enthalten und die Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Der BFH hat die Revision zurückgewiesen, weil es hier nicht darauf ankommt, dass "die grundsätzliche Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung" allgemein bestätigt wird. Im Streitfall mangelt es daran, dass das ursprüngliche Abrechnungsdokument nicht in Schriftform vorliegt. Konsequenz ist somit, dass es nicht um die Rückwirkung einer erstmaligen Rechnung geht. Damit fehlt es an der Grundlage für "eine offensichtliche Divergenz sowohl zur Rechtsprechung des EuGH als auch zu derjenigen des BFH" in Bezug auf die Frage der Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung.
